Aufbewahrungsfristen Buchhaltung

In der Buchhaltung sind verschiedene Pflichten und Normen zu beachten. Für Unternehmen ist die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen sehr bedeutsam. Der Gesetzgeber schreibt für verschiedene Unterlagen eine Aufbewahrung vor. Wir geben Ihnen eine Übersicht, welche Rechtsgrundlage herrscht und welche Dokumente betroffen sind.

Grundlegendes zur Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht gehört zu den handels- und steuerrechtlichen Buchführungspflichten. Für die Unterlagen der Buchhaltung und den Jahresabschluss sind die gesetzlichen Bestimmungen in den § 147 Abgabenordnung (AO) und § 257 Handelsgesetzbuch (HGB) verankert.

Die Rechtsvorschriften legen fest, dass alle relevanten Geschäftsunterlagen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden sollen. Die Aufbewahrung der Unterlagen über Steuern und Finanzen soll gewährleisten, dass bei berechtigtem Interesse darauf zurückgegriffen werden kann. In der Regel ist dies der Fall, wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung anordnet oder die archivierten Unterlagen bei einer Produkthaftung als Beweismittel dienen.

Die Aufbewahrungspflicht für die Unterlagen der Buchführung gilt für jeden Unternehmer, der nach handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufstellung einer Buchführung verpflichtet ist. Hierzu zählen Einzelunternehmer, Personengesellschaften (OHGs und KGs) und Kapitalgesellschaften (GmbHs und AGs). Die Aufbewahrungspflicht besteht über die Dauer der Unternehmenstätigkeit hinaus. Sie erlischt nicht, wenn ein Betrieb aufgegeben oder an einen Nachfolger übergeben wird.

Formale Anforderungen der Aufbewahrungspflicht

Für die Aufbewahrung der Buchführungsunterlagen werden zwei Formen unterschieden:

Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sind nach der Vorgabe des § 147 Absatz 2 AO in originaler Form aufzubewahren. Eine Zollanmeldung muss bei Bedarf im Original zur Verfügung stehen.

Bei allen anderen Geschäftsunterlagen ist es wichtig, dass das archivierte Dokument – z. B. eine Rechnung, ein Kontoauszug oder eine Mahnung – mit dem Original übereinstimmt. Es empfiehlt sich daher, die Unterlagen in digitaler Form zu archivieren. Zu diesem Zweck können die Daten auf einem USB-Stick oder einer externen Festplatte gespeichert werden. Bei der Speicherung ist darauf zu achten, dass die digitale Aufbewahrung mit den Anforderungen der GoBD in jedem Punkt übereinstimmt. Das entsprechende Dokument darf nach der Speicherung nicht mehr verändert werden.

Die GOBD entsprechen den Grundsätzen, die der Gesetzgeber zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Führung von Büchern, Aufzeichnungen und anderen Unterlagen erlassen hat.

Die Aufbewahrungspflicht umfasst auch E-Mails und anderen elektronischen Schriftverkehr. Nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung müssen alle E-Mails aufbewahrt werden, die die folgenden Inhalte zum Gegenstand haben:

  • Empfangene Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Unterlagen, die für eine korrekte Besteuerung von Bedeutung sein könnten

Aufbewahrungsfristen

Das Ende der Aufbewahrungsfrist richtet sich nach dem Beginn.

Wann beginnt die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt wurde.

Beispiel

Der Jahresabschluss der A-GmbH für das Jahr 2018 wurde im März 2019 erstellt. Die Aufbewahrungspflicht beginnt mit Ablauf des 31. Dezembers 2019.

Welche Fristen gelten für die Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen?

Der Gesetzgeber unterscheidet im § 147 AO zwei Kategorien: Für einige Geschäftsunterlagen gilt eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist. Andere Dokumente müssen mindestens zehn Jahre archiviert werden, damit die Aufbewahrungsfrist erfüllt ist.

Die sechsjährige Aufbewahrungsfrist gilt z.B. für die folgenden Dokumente:

  • Abtretungserklärungen
  • Aktenvermerke
  • Bankbürgschaften
  • Betriebsprüfungsberichte
  • Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf)
  • Einfuhr- und Exportunterlagen
  • Mahnbescheide
  • Schriftverkehr
  • Zollbelege

Für einen Zeitraum von zehn Jahren müssen u. a. die folgenden Dokumente aufbewahrt werden:

  • Inventare und Inventarlisten
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanzen
  • Saldenbilanzen
  • Vermögensverzeichnisse

Welche Fristen gelten für die aktuellen Geschäftsunterlagen?

Die Bilanz für das Jahr 2019 erstellt ein Unternehmer oder sein Steuerberater in der Regel in den ersten Monaten des neuen Jahres. Die Aufbewahrungsfrist beginnt in diesen Fällen mit dem 31. Dezember 2020. Sie endet mit Ablauf des 31. Dezember 2030.

Wurden im Jahr 2019 Freistellungsbescheinigungen, Arbeitszeitlisten oder andere Belege erstellt, für die die sechsjährige Aufbewahrungsfrist maßgeblich ist, beginnt die Aufbewahrungsfrist mit Ablauf des 31. Dezember 2019. Sie endet mit Ablauf des 31. Dezember 2025.

Gibt es abweichende Fristen?

Eine abweichende Frist für die Archivierung von Buchführungsunterlagen gilt für den Fall, dass eine Steuerfestsetzung noch nicht erfolgt ist. Das Finanzamt setzt die Steuer mit einem Steuerbescheid fest. So lange dieser nicht vorliegt, müssen die Buchführungsunterlagen der Finanzbehörde zur Verfügung (§§ 169, 170 AO).

Besondere Aufbewahrungspflichten für Vermieter

Wer als Vermieter auftritt (z. B. eine Vermietungs-GbR) und Mieteinnahmen von mehr als 500.000 Euro jährlich verzeichnen kann, muss die entsprechenden Belege (Mietkonten, Steuererklärungen u. a.) sechs Jahre aufbewahren.

Welche Unterlagen zur Buchführung können Sie nach dem 31. Dezember 2019 vernichten?

Wurden die folgenden Dokumente vor dem 31. Dezember 2013 erstellt, können sie ab dem 01. Januar 2020 entsorgt werden:

  • Geschäftsbriefe und sonstiger Schriftwechsel
  • Finanzberichte
  • Berichte über Betriebsprüfungen
  • Bankbürgschaften und Darlehensunterlagen (wenn das Darlehen nicht mehr besteht)
  • Lohnunterlagen und Mahnbescheide
  • Aufzeichnungen, die zur Kalkulation dienten

Unterlagen, für die eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist besteht, können entsorgt werden, wenn sie vor dem 31. Dezember 2009 erstellt wurden. Hierzu zählen z. B.:

  • Jahresabschlüsse
  • Umsatzsteuererklärungen, Gewerbesteuererklärungen, Körperschaftsteuererklärungen
  • Erklärungen über die gesonderte und einheitliche Feststellung
  • Inventare und Inventarlisten
  • Kassenberichte
  • Kreditunterlagen
  • Kontoauszüge

Sanktionen bei Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht

Vernachlässigt ein Unternehmer die Aufbewahrungsfristen, verstößt er gegen die ihm auferlegten Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten. Abhängig von der Schwere des Vergehens kann die Finanzbehörde den Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht als Ordnungswidrigkeit werten oder den Tatbestand einer Steuerhinterziehung als erfüllt ansehen.

Geht die Finanzbehörde von einer Steuerhinterziehung aus, muss das Folgende beachtet werden. Die Frist zur Strafverfolgung beginnt, sobald die Finanzbehörde den Steuerbescheid zugestellt hat. Steuerhinterziehungen, die weniger als fünf Jahre zurückliegen, werden mit Geld- oder Haftstrafen geahndet. Geldstrafen sind bis zu 50.000 Euro möglich. In schwereren Fällen verhängt das Finanzamt eine Haftstrafe, die nicht unter zehn Jahren liegt.

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