Aufbewahrungsfrist Gehaltsabrechnung

Jeden Monat aufs Neue warten Arbeitnehmer auf den heiß ersehnten Gehaltszettel. Zwar bringt dieser meist keine Überraschungen. Nicht selten sind Arbeitnehmer bei der genauen Betrachtung der Lohnabrechnung aber auch verärgert darüber, wie viel Geld beim Finanzamt oder der Sozialversicherung landen. Die Gehaltsabrechnungen stehen also regelmäßig im Fokus. Doch wohin damit, nachdem diese betrachtet sind? Aufbewahren oder Wegwerfen? Viele Arbeitnehmer sind im Hinblick auf die Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen verunsichert. Wir fassen hier alles Wichtige rund um die Lohnabrechnung und ihre Aufbewahrungsfristen zusammen.

Die Gehaltsabrechnung

Eine Lohnabrechnung legt die Zusammensetzung des Lohns bzw. des Gehalts eines Arbeitnehmers für eine bestimmte Periode dar. Meistens bezieht sich diese Periode auf den Zeitraum eines Monats. Die detaillierte Aufschlüsselung der Entgeltbestandteile ist gesetzlich vorgeschrieben. So muss die Gehaltsabrechnung neben dem Bruttolohn bzw. dem Bruttogehalt alle Leistungen, die ein Arbeitnehmer zusätzlich erhält, aufführen.

Dazu zählen unter anderem Sachbezüge und geldwerte Vorteile, vermögenswirksame Leistungen, Beiträge zu betrieblichen Altersvorsorge-Maßnahmen, aber auch Zusatzleistungen wie Überstundenvergütung, Weihnachts- und Urlaubsgeld und sonstige vereinbarte Leistungen. Zu den Entgeltbestandteilen zählen ferner auch die Lohnabzüge. Dazu gehören die Lohn- und Kirchensteuer, die Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers, persönliche Abzüge und Aufwandsentschädigungen.

Formell muss die Lohnabrechnung den Namen und die Anschrift des Arbeitgebers, die detaillierten Daten des Arbeitnehmers, sowie dessen Versicherungsnummer, Steuerklasse und Steuer-Identifikationsnummer ausweisen. Zudem muss der Zeitraum der Beschäftigung genauso wie der Zeitraum der Abrechnung angegeben sein. Darüber hinaus ist die Dokumentation von Steuer- und Kinderfreibeträgen rechtswirksam vorgeschrieben.

Gesetzlich ist der Arbeitgeber gemäß Gewerbeordnung verpflichtet, dem Arbeitnehmer eine Gehaltsabrechnung auszustellen.

Der Nutzen einer Gehaltsabrechnung

Die Gehaltsabrechnung gibt in schriftlicher Form Auskunft über den Lohn bzw. das Gehalt eines Arbeitnehmers und stellt überdies einen Nachweis über die korrekte Erfüllung alle erforderlichen Vorgaben dar. Sie gibt dem Arbeitnehmer damit die Möglichkeit, die Richtigkeit der Abrechnung zu überprüfen und den Überblick über die Gehaltsauszahlung zu wahren. Der Arbeitnehmer kann anhand der Lohnabrechnung jederzeit nachvollziehen, wie sich das Nettogehalt aus dem Brutto ergibt.

Über die genannten Nutzen hinaus fungiert die Lohnabrechnung nicht selten als Einkommensnachweis in den unterschiedlichsten Lebenslagen. Sie ist bei der Erstellung der Einkommensteuererklärung maßgeblich, kann aber auch als Nachweis bei der Aufnahme von Krediten oder der Beantragung von Zuschüssen fungieren. Außerdem werden Unterhaltsverpflichtungen auf Basis von aktuellen Gehaltsabrechnungen kalkuliert. Bei Miet- oder Kreditanträgen dient die Lohnabrechnung häufig dem Liquiditätsnachweis. Auch für die Rentenberechnung kann sich die Gehaltsabrechnung als Grundlage bewähren. Bei Unstimmigkeiten von den Rententrägern dient sie als Nachweis über die Rentenzeiten.

Die Aufbewahrungsfrist von Gehaltsabrechnungen

Für viele Arbeitnehmer stellt sich angesichts der wachsenden Papierflut die Frage, welche Aufbewahrungsfristen für die Lohnabrechnung gelten. Der Gesetzgeber sieht keine Vorschrift für die Aufbewahrung dieser Unterlagen durch Arbeitnehmer vor.

Jedoch spricht die Tatsache, dass Gehaltsabrechnungen vor allem als Einkommensnachweise dienen können, für ihre Aufbewahrung. Zwar sind bei der Beantragung eines Kredits oder der Anwartschaft auf einen Mietvertrag zumeist nur Einkommensnachweise als Vorlage der Gehaltsabrechnungen für die letzten drei Monate notwendig. Es kann bei Unstimmigkeiten in der Rentenberechnung jedoch notwendig werden, Gehaltsabrechnungen vergangener Jahre vorzulegen, um damit die Dauer und Art der Beschäftigungen nachzuweisen.

Aufbewahrungsfrist für Unternehmen

Entgegen einer fehlenden Verpflichtung zur Aufbewahrung von Gehaltsabrechnung für Arbeitnehmer, unterscheidet sich die Aufbewahrungsfrist für Unternehmen wesentlich von Privatpersonen.

Gehaltsabrechnungen werden generell den Dokumenten der Buchhaltung zugerechnet. Damit gilt eigentlich eine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Jedoch betreffen Lohnabrechnungen insbesondere die Lohnsteuer. Der Gesetzgeber sieht für diese Dokumente eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren vor. Alle Gehaltsabrechnungen der Arbeitnehmer müssen laut geltendem Recht daher sechs Jahre lang aufbewahrt werden.

Die unterschiedlich lange Frist beginnt mit dem Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres. Unterlagen aus dem Jahr 2019 können damit frühestens am 1. Januar 2026 vernichtet werden.