Aufbewahrungsfristen Kommunalverwaltung

Kommunalverwaltungen haben eine Vielzahl an Daten, die bei ihnen zusammenlaufen. Ob die Unterlagen ins kommunale Archiv kommen oder nur kurzfristig abgelegt werden, ist Gegenstand vieler Verwaltungsvorschriften. Wir geben Ihnen eine grobe Übersicht darüber, welche Aufbewahrungsfristen vorgesehen sind.

Aufgaben von Kommunalverwaltungen

Angesichts der Fülle von Aufgabenstellungen, die in einer kommunalen Verwaltung vorzufinden sind, kann eine Aufstellung der Aufbewahrungsfristen für die anfallenden Dokumente nur schlaglichtartig erfolgen. So reichen die Fristen von einem Jahr bis zu maximal 30 Jahren. Die genaue Frist ist abhängig von der Relevanz und Lebensbezogenheiten der anstehenden Aufgaben und Entscheidungen. Aber nicht nur Dokumente der Verwaltungspraxis werden vorgehalten, sondern auch interne Unterlagen, die vor allem den Mitarbeiterbestand betreffen. Hinzu kommt die Besonderheit flexibler Aufbewahrungsfristen, die in anderen Tätigkeitsbereichen wenig bekannt ist. Diese ergibt sich aus abweichenden Regelungen auf Landes- und kommunaler Ebene.

Die maximale Aufbewahrungsfrist orientiert sich an der Verjährungsfrist, die im BGB verschiedentlich genannt wird. Sie beträgt 30 Jahre. Auch für Kommunalverwaltungen gilt diese Zeitspanne in den meisten Fällen als maximaler Zeitraum für die Aufbewahrung. Der Fristbeginn ist im § 199 des BGB formuliert. Dort heißt es in Absatz 1: „Die regelmäßige Verjährungsfrist beginnt, soweit nicht ein anderer Verjährungsbeginn bestimmt ist, mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist … “. Diese Definition des Fristbeginns gilt auch für das Aufbewahren von Dokumenten. Nach der Registraturrichtlinie sind längere Aufbewahrungsfristen als 30 Jahre zu vermeiden. Eine längere Frist ist schriftlich zu begründen.

Allgemeine Fristen

Nach dem Rundschreiben des BMF vom 27.5.2013 werden Rechnungsnachweise und Sachbücher samt Vorbüchern 10 Jahre lang aufbewahrt. Das gleiche gilt für Kassenanordnungen und und -anweisungen, begründete Unterlagen, sonstige Rechnungsunterlagen (Jahreskontoauszüge), Verzeichnisse von Vermögenskonten, alle Bücher, die bei Zahlstellen und Kassen geführt werden, Dokumente über das Annehmen und Anliefern von Wertgegenständen, Unterlagen über Arbeitsabläufe bei Zahlstellen und Kassen.

Für 3 Jahre müssen aufbewahrt werden: Scheck- und Quittungshefte erledigter Verfahren mit den entsprechenden Stammabschnitten der Quittungen und Schecks. Eine Frist von einem Jahr gilt für alle sonstigen Unterlagen, die für die Rechnungslegung nicht benötigt werden. Gleiches gilt für Rechnungslegungsbücher, Rechnungsbelege mit Anlagen, die Gesamtrechnungsnachweisung.

Personalakten nach § 113 des Beamtengesetzes (BBG) müssen 5 Jahre lang aufbewahrt werden. Für Versorgungsakten sind 10 Jahre vorgesehen, nachdem die abschließende Versorgungsleistung erbracht wurde. Allerdings gelten 30 Jahre für die Aufbewahrung, wenn die Möglichkeit gesehen wird, dass der Anspruch wieder auflebt. Für Nebenakten über Heilfürsorge und Erkrankungen, Beihilfen, Reisekosten, Erholungsurlaub sowie Unterstützungen gelten Aufbewahrungsfristen von 3 bis 6 Jahren.

Die Kommune als Wirtschaftsunternehmen

Weil jede Kommune auch als Wirtschaftsbetrieb tätig ist, gelten für sie auch die Vorschriften des Handelsgesetzbuchs (HGB). In § 257 wird eine 10-Jahres Frist für die Aufbewahrung genannt, und zwar für Handelsbilanzen, Eröffnungsbilanzen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und einige andere Vorgänge. 6 Jahre gelten bei empfangenen Handelsbriefen und für eine Wiedergabe eines abgesandten Handelsbriefs.

Flexible Fristen

Entsprechend der Komplexität der kommunalen Tätigkeiten und der Erfahrungswerte einer öffentlichen Verwaltung sind spezielle Vorgänge nicht mit festen Fristen versehen. Den Umständen entsprechend können die Aufbewahrungsfristen in diesen Bereichen variabel gestaltet werden. Besonders im Gesundheitsamt und in den Sozialbehörden, aber auch für den Personalbestand können Krankheitsverläufe oder Einschätzungen von Therapien nicht grundsätzlich vorgenommen werden, deshalb gelten auch für die Aufbewahrungsfristen entsprechend besondere Vorgaben. Auch spielen unterschiedliche Regelungen, je nach Bundesland und Kommune, eine Rolle darin, dass die Fristen voneinander abweichen können.

So können bei ansteckenden Krankheiten 3 oder auch 10 Jahre für die Aufbewahrung vorgegeben sein, gegebenenfalls können aber auch bei entsprechenden Umständen, z. B. Epidemien, 20 Jahre gelten. Anerkennungsgebühren sollen 10 Jahre aufbewahrt werden, wenn wegen Erfahrungen, Vorschriften oder Risiken 6 Jahre zu kurz sein können.

Das gilt auch für die meisten in einem Krankenhaus anfallenden Dokumente, wie Erfassungsbelege, Honorarabrechnungen, Patientenakten, Bilanzen, Gutschriften sowie ansteckende und gemeingefährliche Krankheiten. Bei einer Vormundschaft sind nach praktischen Erwägungen auch 30 Jahre nach Volljährigkeit sinnvoll. Akten von nicht ehelichen Kindern, denen die Vaterschaft nicht beschrieben wurde, sollen bis nach der Vollendung des siebzigsten Lebensjahres des betroffenen Kindes verwahrt werden.

Ansätze einer Vereinheitlichung

Eine besondere Rolle spielt der Rechtsbereich. In vielen Kommunen gelten neben den Bestimmungen des Bundes Regeln des jeweiligen Landes oder der Kommune selbst. Um die Verwaltung von Kommunen etwas zu vereinfachen und transparenter zu gestalten, existiert die Kommunale Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt). Hier versammeln sich verschiedene Kommunen aus dem deutschsprachigen Raum und tauschen sich über die Erfahrungen und Herausforderungen des kommunalen Managements aus. Der Verband versteht sich als Berater der Kommunen und liefert seinen Mitgliedern detaillierte Aufstellungen über einzelne Themen. So existiert ein Bericht zu Aufbewahrungsfristen aus dem Jahr 2006, der 132 Seiten stark ist.

Die KGSt fungiert darüber hinaus als Ratgeber und hat sich auf die Fahnen geschrieben, die Kommunen in das digitale Zeitalter zu führen. Insbesondere der Ablauf der Verwaltung rückt in den Blickpunkt. Der Verband legt einen Fokus auf die Frage, wie Verwaltungshandeln digital funktionieren kann.