Aufbewahrungsfristen für Krankenkassen

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Dokumente bei der Krankenkasse

Eine ganze Reihe von persönlichen Daten der Versicherten speichern die gesetzlichen Krankenkassen, um die medizinische Versorgung zu gewährleisten. Nicht nur Anschrift und Geburtsdatum werden von den Kunden erfragt und abgespeichert, sondern auch ärztliche Diagnosen und Abrechnungen der Behandlungen. Welche Daten gespeichert werden und wie lang die Aufbewahrungsfrist für die gesetzliche Krankenkasse ist, erfahren Sie hier!

Gesundheitsdaten und ihre Speicherung

Es ist selbstverständlich, dass diese Daten für die medizinische Versorgung notwendig sind. Deshalb hat der Gesetzgeber das Erheben und Speichern dieser Informationen ausdrücklich erlaubt, denn sie dienen den Zwecken der Krankenversicherung und des Patienten. Im Sozialgesetzbuch Fünftes Buch (SGB V) sind die Bestimmungen aufgeführt. Auch die Fristen für die Aufbewahrung sind hier festgelegt, denn das Vorhalten der Daten ist zeitlich beschränkt.

Ein wesentlicher Grundsatz für den Datenschutz ist, dass nur Daten gespeichert werden dürfen, die für die Arbeit der Krankenkassen unbedingt notwendig sind. Deshalb wird in mehreren Bestimmungen im SGB V vorgegeben, die vorhandenen Daten fristgerecht zu löschen. In § 84, Absatz 2, Satz 2 des SGB X finden sich entsprechende Regelungen, auch in § 284. Abs. 1, Satz V im SGB V und im SGB IV in § 110b, Abs. 1, Satz 1.

In § 84 des SGB X ist der Grundsatz formuliert, dass Sozialdaten unmittelbar gelöscht werden müssen, wenn ihr Speichern nicht länger sinnvoll ist. Außerdem darf nicht erkennbar sein, dass durch das Löschen Interessen des Betroffenen geschädigt werden, die zu schützen sind. Eine präzise Zeitvorgabe hat das Gesetz für die Aufbewahrung nicht vorgegeben, aber in § 304 des SGB V sind „absolute Löschfristen“ festgelegt. Wenn diese Fristen verstrichen sind, geht man davon aus, dass schützenswerte Interessen nicht länger bestehen.

Die Fristen und ihre gesetzlichen Grundlagen

Vom Arzt erbrachte Leistungen, die der Überprüfung der Voraussetzung einer Leistungsgewährung dienen (§ 292 SGB V), werden nach Ablauf von 10 Jahren gelöscht (§ 304, Abs. 1, Satz 1). Krankheitsdiagnosen im Rahmen der Feststellung einer Arbeitsunfähigkeit gehören in diese Kategorie.

Nach vier Jahren sind Angaben zu löschen, die zur Abrechnung der ärztlichen Leistungen dienen. Für Angaben entsprechend § 295 (mit Bezug auf § 73 b und c, 116b und 140a im SGB V), ebenso für Daten mit Bezug auf eine vertragsärztliche Leistung und eine nicht ärztliche Dialyseleistung, gelten ebenfalls vier Jahre. Derselbe Zeitraum gilt für Abrechnungsdaten, die für eine Wirtschaftlichkeitsprüfung notwendig sind (§ 304 SGB V).

Der Risikostrukturausgleich (der Risikopool) und die hierfür notwendigen Daten unterliegen ebenfalls gesetzlichen Fristen für die Aufbewahrung und für die Löschung, festgehalten in der Risikostruktur-Ausgleichsverordnung (RSAV). Hier ist in § 3, Abs. 7, Satz 1 eine neunjährige Aufbewahrungsfrist vorgesehen. In einigen Fällen, § 3, Abs. 7, Satz 3, sind die Daten erst nach 12 Jahren zur Löschung freigegeben.

Die Löschfristen beginnen jeweils mit dem Ende des jeweiligen Geschäfts- oder Kalenderjahres, in welchem die Leistung zugestanden oder verrechnet wurde. Im Allgemeinen wird die Abrechnung nach der Leistungsgewährung vorgenommen, sodass erst nach Rechnungsabschluss die Frist beginnt. Außerdem muss die Abrechnung vollständig abgeschlossen sein, um den Beginn der Löschungsfrist zu bestimmen. Die Krankenversicherung speichert Ihre persönlichen Daten also vor allem, um ihren Aufgaben nachzukommen.

Die Ausnahmen von den Bestimmungen

Die Krankenkassen können die Daten unbegrenzt aufbewahren, wenn der Bezug von Leistungsdaten zum Versicherten und zum Arzt nicht mehr herstellbar ist. Dies regelt § 304 im SGB V und definiert Leistungsdaten als notwendig für eine Bewilligung von Leistungen nach dem SGB V.

Kranken- und andere Berechtigungsscheine werden gelöscht, wenn der Grund für die Speicherung nicht mehr vorhanden ist. Eine bestimmte Frist ist hier nicht vorgegeben. Wurde ein strukturiertes Behandlungsprogramm durchgeführt, gelten 15 Jahre als Frist.

Hinweise für Patienten

Tipp

Wenn Sie der Krankenkasse originale Unterlagen zusenden, bitten Sie auch gleich um Rücksendung. Ohne diese Aufforderung können die Dokumente vernichtet werden. Außerdem sollten Sie alle Daten, die in Ihren Besitz gelangen, für einen möglichst langen Zeitraum aufbewahren.

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) ist eine maximale Verjährungsfrist von 30 Jahren vorgegeben – ein deutlich längerer Zeitraum als im SGB V. Besonders schwerwiegende Krankheiten und komplexe Krankheitsverläufe bergen das Risiko von Folgeerkrankungen, die erst nach Jahren auftreten können oder festgestellt werden. Deshalb sollten ärztliche Abrechnungen, Röntgenbilder oder sonstige Daten ungeachtet der genannten Vorschriften möglichst lange verfügbar bleiben. Damit können Sie jederzeit Belege vorweisen, wenn diese beim Arzt oder bei der Krankenkasse nicht mehr vorhanden sind, weil diese nicht länger zur Aufbewahrung verpflichtet sind.

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