Aufbewahrungsfrist Krankenscheine

Umso länger Angestellte einem Betrieb zugehörig sind, umso dicker werden durch unterschiedlichste Dokumente auch die Personalakten. Dass diese nicht einfach so entsorgt werden können, liegt an den Aufbewahrungsfristen, festgelegt seitens des Gesetzgebers. Insbesondere die Personalabteilung, medizinische Fachkräfte und der Arbeitnehmer selbst, sollten wissen, welche gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bei einer Krankmeldung gelten.

Aufbewahrungsfristen im Alltag

Hier eine Überweisung zum Facharzt und dort eine ausgestellte Krankschreibung vom Hausarzt. Im Laufe eines Arbeitsjahres sammelt sich so einiges an gesundheitlichen Dokumenten mit sensiblen Daten an. Dass die ausgestellte AU, also die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eine wichtige und beim Arbeitgeber abzugebende Durchschrift enthält, das ist jedem Arbeitnehmer bekannt. Doch dass es zu dieser Art von Belegen eine Aufbewahrungsfrist gibt, ist bei Weitem nicht jedem bewusst. Ein sorgloser Umgang und die Entsorgung im Abfall sind da keine Seltenheit. Allerdings in Zeiten einer immer strengeren Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), tun Unternehmen und Ärzte gut daran, ihre Mitarbeiter bzw. Patienten noch mehr für dieses Thema zu sensibilisieren.

Was es mit einer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf sich hat

Es ist lange nicht so einfach wie gedacht. Fühlt sich ein Arbeitnehmer krank, geht er zum Arzt zur Untersuchung und erhält gegebenenfalls eine Krankmeldung, die sogenannte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, kurz AU. Gemäß der arbeitsrechtlichen Bestimmungen sind Arbeitnehmer dazu verpflichtet, dem Arbeitgeber spätestens nach drei Tagen der Erkrankung eine solche Krankmeldung vorzulegen. Ausgehändigt wird dem Beschäftigten dieser notwendige Nachweis mit mehreren Durchschriften. Enthalten sind ein Exemplar für seine eigenen Unterlagen, eines für die Krankenversicherung, eines behält Arzt und eines ist speziell für den Arbeitgeber. Der Arbeitgeber kann auf seiner Durchschrift nämlich nur sehen, wie lange sein Mitarbeiter voraussichtlich nicht zur Arbeit kommen kann und nicht etwa wie auf den anderen Exemplaren auch die Diagnose.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen nach einer ausgestellten Krankmeldung

Trotz, dass viele Arbeitnehmer der Ansicht sind, dass die Krankmeldung nach der Einreichung beim Arbeitgeber nicht mehr weiter von Bedeutung ist, sieht die Realität ganz anders aus. Der Gesetzgeber hat zur AU eine ausdrückliche Regelung auf rechtlicher Basis verfasst. Es ist hier unter anderem eine Ermittlung der Zweckbestimmung von Nöten, welche die Aufbewahrungsgrundlage der AU darstellt. Insbesondere mit Blick auf die Lohnfortzahlung, also einem etwaigen Anspruch auf Erstattung gegenüber der Krankenversicherung.

Aufbewahrungsfristen nicht strikt vorgegeben

AUs unterliegen derzeit keinen strikten Aufbewahrungsfristen. Was die Regellöschfrist betrifft, wird allgemein angeraten, so lange im Besitz der Krankmeldung zu bleiben, wie gegenüber den Krankenkassen der Ersatzanspruch auf Lohnfortzahlung. Die „gelben Scheine“ sollten daher etwa fünf Jahre aufbewahrt werden. Spätestens fünf Jahre nach Erhalt des Belegs kann die Vernichtung seitens des Arbeitnehmers erfolgen. Naturgemäß ist die Aufbewahrung entsprechend kürzer zu halten, wenn die AU nicht in Verbindung mit einer Entgeltzahlung (Lohnfortzahlung) steht. Betragen die Fehltage weniger als sechs Wochen, rät das bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht eine Vernichtung der AU nach etwa einem Jahr.

Die ausschließlich empfohlenen Aufbewahrungspflichten an sich, unterscheiden sich von Arbeitgeber/Arbeitnehmer und dem ausstellenden Arzt. Ansprüche auf die Lohnfortzahlung verlöschen in der Regel nach Ablauf vom vierten Kalenderjahr, nach der Entstehung des Anspruches oder einfacher ausgedrückt, nach Ausstellung der AU. Letztere verjährt also nach vier Jahren (§ 6 AAG), insofern jener Aktenvernichtung keine andere Vorschrift oder kein anderes Gesetz entgegensteht. Eine Krankmeldung ausgestellt in 2016, kann also im Jahr 2020 guten Gewissens entsorgt werden. Die Aufbewahrungsfristen für Ärzte sehen da hingegen etwas anders aus. Krankenkassen sprechen den Ärzten eine Empfehlung zur Aufbewahrung von einem Jahr aus.

Digitalisierung geplant

Das Kabinett strebt zum Jahr 2021 eine digitale Regelung zu den Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bei gesetzlich versicherten Arbeitnehmern an. So soll es also im Fall einer Krankschreibung nicht mehr zur Ausstellung eines „gelben Scheins“ kommen. Stattdessen sollen die mit EDV-Verfahren verarbeitet werden.

Die Einführung von elektronischen Meldeverfahren erfolgt parallel zum BEG III (dritten Bürokratieentlastungsgesetz). Gemäß der Aussage des Spitzenverbands der deutschen Krankenkassen, kam es in 2017 zu etwa 77 Millionen ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen.

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