Aufbewahrungsfrist Lieferscheine

Wenn Sie als Unternehmer eine Ware geliefert bekommen, liegt in den meisten Fällen ein Lieferschein bei. Viele Unternehmer wissen, dass sie verpflichtet sind, diese Lieferscheine aufzubewahren. Wie lang die Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine jedoch ist, entzieht sich hingegen meist der Kenntnis. Wir liefern Ihnen die wichtigsten Informationen rund um das Aufbewahren von Lieferscheinen.

Was ist ein Lieferschein?

Ein Lieferschein ist ein Dokument, das vom Lieferanten ausgestellt wird. Es macht Angaben über die Ware, welche durch die Lieferung an den Kunden übergeben wurde. Der Lieferschein ist nur ein Begleitpapier. In dieser einfachen Form dient er dazu, dass der Käufer die Bestandteile einer Lieferung nachvollziehen kann. Wenn sich der Lieferant den Lieferschein quittieren lässt, kann er so den Empfang der Ware durch den Käufer überprüfen.

Eine Besonderheit gilt bei Lieferscheinen: Es ist nicht rechtlich vorgeschrieben, sie auszustellen. Wenn ein Lieferschein existiert, muss er jedoch aufbewahrt werden. Maßgeblich dafür sind Regelungen aus dem Steuer- und Handelsrecht. Üblicherweise ist in der Geschäftspraxis das Steuerrecht maßgeblich.

Aufbewahrungsfristen für Lieferscheine

Nach der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB) unterliegen Unternehmen und Gewerbetreibende einer Aufbewahrungspflicht für Geschäftsdokumente. Wie lang die Aufbewahrungsfristen sind, hängt davon ab, welche Form der Lieferschein hat. Es gibt zwei Möglichkeiten, wie der Lieferschein aussieht:

  • Einfacher Lieferschein: Der Lieferschein enthält Informationen über Umfang und Art der Lieferung. Insbesondere dient der Lieferschein nicht als Rechnung
  • Lieferschein als Rechnung: Neben den Informationen über Umfang und Inhalt der Lieferung dient der Lieferschein gleichzeitig als Rechnung.

Einfacher Lieferschein

Handelt es sich bei dem Lieferschein um einen einfachen Lieferschein, sind keine Angaben zur Zahlung enthalten. Mit den Angaben über die gelieferte Ware, den Bestell- und Liefertermin zählt der einfache Lieferschein als Handelsbrief. Dokumente dieser Art haben nach § 147 der Abgabenordnung eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren. Beachten Sie dabei, dass die Frist nicht mit dem Erhalt des Lieferscheins beginnt, sondern erst am Ende des Kalenderjahres.

Lieferschein als Rechnung

Enthält der Lieferschein neben den Angaben über die Lieferung die Zahlungsaufforderung, ist der als Rechnung zu betrachten. In diesem Fall gehört er nicht zu den Handelsbriefen nach § 147 AO. Stattdessen ist der Lieferschein als Rechnung zu behandeln. Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Achten Sie dabei darauf, dass die Frist erst mit Ablauf des Kalenderjahres beginnt!

Beginn der Aufbewahrungsfrist

Wie bei steuerlichen Belangen üblich, ist das Kalenderjahr für die Frist ausschlaggebend. Konkret bedeutet das, dass die Aufbewahrungsfrist erst dann beginnt, wenn das Jahr, in dem der Lieferschein ausgestellt wurde, abgelaufen ist.

Beispiel

Nehmen wir für ein Beispiel an, dass ein Lieferschein im Jahr 2019 ausgestellt wurde. Dann beginnt die Aufbewahrungsfrist am 1. Januar 2020. Das bedeutet also, dass ein einfacher Lieferschein bis zum 31. Dezember 2025 aufbewahrt werden muss. Ein Lieferschein, der als Rechnung fungiert, muss sogar bis zum Ende des Jahres 2029 in Ihren Akten befinden.

Lieferscheine entsorgen dank neuer Gesetzeslage?

Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz wurde ein Vorhaben in Gang gebracht, das vor allem mittelständische Unternehmen entlasten soll. Im Zuge dieses Vorhabens wurde im Jahre 2017 der § 147 der Abgabenordnung angepasst. Damit gilt für Lieferscheine nicht mehr die oben genannte Aufbewahrungsfrist, wenn es sich nicht um Buchungsbelege handelt. Lieferscheine müssen nur aufbewahrt werden, bis die zur Lieferung gehörige Rechnung empfangen wurde. Für Lieferanten gilt, dass Sie den Lieferschein vernichten können, sobald die zugehörige Rechnung zugestellt wurde.

Diese Regelung soll die Buchhaltung vereinfachen. Zunächst sorgte sie jedoch für Verwirrung. Es war nicht eindeutig, ob die Regelung auch für Lieferscheine gilt, deren Aufbewahrungsfristen bei Bekanntgabe der Gesetzesänderung noch nicht abgelaufen waren.

Zudem ist die neue Regelung mit Vorsicht zu genießen: Regelmäßig bilanzierende Unternehmen versehen Lieferscheine mit einem Vermerk für ihre Buchhaltung. In diesem Moment ist der Lieferschein aber zum Buchungsbeleg geworden. Es gelten dann die üblichen Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren.

Im Zweifelsfall beraten Sie sich mit Ihrem Steuerberater, damit keine Unterlagen unrechtmäßig vernichtet werden.

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