Aufbewahrungsfrist Lohnabrechnungen

Die Aufbewahrungspflicht für Unterlagen in Unternehmen sind in Deutschland gesetzlich geregelt. Sie gelten für alle Unternehmen, die nach dem Handelsrecht der Verpflichtung zur ordentlichen Buchführung unterliegen. Festgehalten sind sie im Handelsgesetzbuch und in der Abgabenordnung. Bei der Vielzahl von Unterlagen, die in einem Unternehmen alltäglich anfallen, ist es dabei oft schwierig, den Überblick darüber zu behalten, welche Frist für welches Dokument gilt.

Das gilt auch und insbesondere für die Lohnabrechnungen. Während für Arbeitnehmer keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für entsprechende Nachweise besteht (obwohl auch die private Aufbewahrung durchaus empfehlenswert ist), gibt es diese für Unternehmen sehr wohl. In diesem Artikel können Sie Ihr Wissen vertiefen: Welche Fristen gibt es? Für welche Unterlagen gelten diese jeweils? Und was ist dabei datenschutzrechtlich zu beachten?

Lohnunterlagen und Aufbewahrungsfristen

Für die meisten Lohnunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von sechs oder zehn Jahren. Zu den Lohnabrechnungen zählen dabei diejenigen Dokumente, die in Zusammenhang mit der Zahlung von Lohn oder Gehalt stehen. Das gilt für die Entgeltabrechnung erhobenen Daten, also Firmenstamm- und Personalstammdaten. Außerdem zählen Brutto- und Nettoabrechnungen sowie Nachweise über Arbeitsstunden und/oder Fehlzeiten zu den Lohnunterlagen. Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen gehören ebenfalls dazu.

Unternehmen sind dazu verpflichtet, für jeden Angestellten ein Lohnkonto zu führen. Dies gilt auch für geringfügig Beschäftigte. Für Lohnkonten und alle dazugehörigen Unterlagen gilt dabei in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von mindestens sechs Jahren.

Handelt es sich jedoch um Abrechnungen, die bei der Ermittlung des Unternehmensgewinns beim Jahresabschluss einbezogen werden, gilt eine längere Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren. Diese Frist gilt auch für Jahresabschlüsse, Buchungsbelege der Buchhaltung, Lohnsteuerunterlagen, Inventar- und Lohnlisten.

Die Arbeitszeiten geringfügig Beschäftigter müssen in schriftlicher Form festgehalten und die entsprechenden Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden.

Bewerbungsunterlagen unterliegen keiner Aufbewahrungsfrist. Allerdings kann es durchaus sinnvoll sein, sie als Teil der Personalakte zu verwahren, falls sich beispielsweise Bewerbungsangaben später als falsch herausstellen und es zu Rechtsstreitigkeiten kommt.

Beginn der Frist

Die jeweiligen Fristen werden ab Ende des jeweiligen Kalenderjahres gerechnet. Entscheidend ist dabei das letzte Eintragungsdatum bzw. das Datum der Lohnabrechnung.

Beispiel

Wurde die letzte Eintragung in ein Lohnkonto beispielsweise im Jahr 2019 gemacht, beginnt die sechsjährige Aufbewahrungsfrist im Januar 2020.

Sonderregelung: Stellt das Finanzamt in einem Unternehmen eine leichtfertige Steuerverkürzung oder gar eine Steuerhinterziehung fest, können sich dadurch die Aufbewahrungsfristen im Rahmen der damit verbundenen Festsetzungsfrist verlängern.

Warum sollten die Aufbewahrungsfristen unbedingt eingehalten werden?

Natürlich kann es für Arbeitgeber, gerade in größeren Unternehmen, mit einem nicht unbedeutenden Aufwand verbunden sein, alle relevanten Unterlagen über lange Zeiträume aufzubewahren und in Ordnung zu halten. Es mag also durchaus verführerisch sein, es mit dieser Verpflichtung nicht allzu genau zu nehmen, in der Annahme, dass ohnehin nie wieder jemand nach den Unterlagen fragen wird. Davon ist aber unbedingt abzuraten.

Eine Zoll- oder Betriebsprüfung oder der Verdacht von Ungereimtheiten bei der Steuerabrechnung kann jedes Unternehmen treffen. In solchen Fällen müssen Unternehmen alle Unterlagen parat haben. Wurden diese bereits vernichtet, sind unvollständig oder fehlerhaft, kann das unangenehme Konsequenzen haben. Jetzt wird es nicht nur schwierig nachzuweisen, dass das Unternehmen sich korrekt verhalten hat, sondern es drohen auch hohe Bußgelder und/oder Nachzahlungen.

Was ist bei der Aufbewahrung und Vernichtung zu beachten?

Lohnbuchhaltungsdaten müssen nicht zwangsläufig in Papierform im Unternehmen vorliegen. Digitale Datenspeicherung ist ebenfalls zulässig, solange sichergestellt ist, dass jederzeit auf die Daten zugegriffen werden kann. Sowohl bei der Papierform, als auch bei der digitalen Aufbewahrung ist schon im eigenen Interesse ein gewisser Datenschutz notwendig. Der Schutz aller personenbezogenen Daten ist darüber hinaus auch im Bundesdatenschutzgesetz vorgeschrieben. Unternehmen sind dazu verpflichtet jeden unbefugten Zugriff auf die Daten ihrer Arbeitnehmer zu verhindern. Das gilt natürlich auch, wenn Unterlagen nach Fristablauf endgültig vernichtet werden sollen. Komplette Aktenordner einfach im nächsten Papiercontainer zu entsorgen ist also keine gute Idee. Sowohl bei Unterlagen in digitaler, als auch in Papierform muss die Vernichtung im Sinne des Datenschutzes erfolgen. Abläufe und Vorgaben sind in der DIN 66399 geregelt.

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