Aufbewahrungsfristen Rechnungen

Auch in kleinen Unternehmen sammeln sich schnell Papierberge an. Verträge, Rechnungen und Lieferscheine wandern erst einmal ins Rechnungswesen, wo sie buchhalterisch erfasst werden. Aber was passiert danach? In vielen Städten gilt das Motto „Platz ist Geld“. Wer möchte da schon teure Quadratmeter an Archive verschwenden, wenn die eingelagerten Unterlagen vielleicht nie wieder gebraucht werden.

In diesem Beitrag gehen wir deshalb der Frage nach, welche Dokumente wie lange aufbewahrt werden müssen. Zudem zeigen wir auf, welche Alternativen es zu Papierbergen gibt.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Rechnungen

Zu den wichtigsten gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zählen die handelsrechtlichen und die steuerrechtlichen Vorschriften. Für bestimmte Branchen gibt es darüber hinaus besondere Bestimmungen. Banken und andere Finanzdienstleister müssen zum Beispiel § 8 GwG (Geldwäschegesetz) beachten. Dort wird geregelt, wie lange diese Unternehmen Dokumente aufzubewahren haben, die der Geldwäscheprävention dienen.

Handelsrechtliche Aufbewahrungspflichten

Die handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften gelten ausschließlich für Kaufleute im Sinne des HGB. Dazu zählen neben den Kapitalgesellschaften (AG, GmbH, UG) und den Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) auch eingetragene Kauffrauen und Kaufmänner.

Diese Unternehmen müssen die Bestimmungen des § 257 HGB beachten. Diese Norm unterscheidet zwei Gruppen von Unterlagen:

  • Gruppe 1: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse (nach § 325 Abs. 2a HGB), Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen, sonstige Organisationsunterlagen und Buchungsbelege.
  • Gruppe 2: Empfangene und versandte Handelsbriefe; als solche qualifizieren sich nur Schreiben, die ein Handelsgeschäft im Sinne der §§ 343ff HGB betreffen.

Dokumente, die zu Gruppe 1 gehören, müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Für Dokumente der Gruppe 2 beträgt die Aufbewahrungsfrist dagegen nur 6 Jahre. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem das Dokument erstellt worden ist.

Beispiel

Die X-GmbH erstellt im März 2019 den Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2018. Die Aufbewahrungsfrist beginnt dann am 31.12.2019 und endet 10 Jahre später, am 31.12.2029.

Dokumente, die keiner der beiden Gruppen angehören, müssen nicht aufbewahrt werden.

Steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten

Freiberufler sowie Gewerbetreibende, die keine Kaufleute im Rechtssinne sind, dürfen geschäftliche Dokumente nicht einfach vernichten, da es auch steuerrechtliche Aufbewahrungsvorschriften gibt. Für Kaufleute gelten diese zusätzlich zu den handelsrechtlichen Bestimmungen.

Die Rechtsgrundlage bildet hier § 147 Abgabenordnung (AO). Inhaltlich ist die Normvorschrift mit § 257 HGB weitgehend identisch. Die Vorschrift gilt aber für alle Unternehmer, die nach § 141 AO zur Buchführung verpflichtet sind. Darüber hinaus dehnt § 147 AO die Aufbewahrungspflicht explizit auf bestimmte Zollunterlagen aus.

Freiberufler und kleine Gewerbetreibende, die die Schwellenwerte nach § 141 AO nicht überschreiten, müssen keine Bücher führen. Sie sind lediglich verpflichtet, Einnahmen und Ausgaben zu dokumentieren. Diese Aufzeichnungen gelten als sonstige Unterlagen im Sinne von § 147 Abs. 1 Nr. 5 AO und müssen ebenfalls aufbewahrt werden.

Die Fristen der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuches wurden zwischenzeitlich harmonisiert. Auch steuerrechtlich gilt also, dass insbesondere Jahresabschlüsse und sämtliche Unterlagen, die die Buchhaltung belegen, zehn Jahre aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen

Die Frage, wie lang und in welcher Form Sie eine Rechnung aufbewahren müssen, ist für Privatpersonen etwas leichter zu beantworten. Maßgeblich sind hierbei meist nicht die Bestimmungen aus dem Steuerrecht, sondern der Verbraucherschutz.

Der Grund, Rechnungen aufzubewahren, liegt für Privatpersonen in der Gewährleistung. Denn ein Käufer hat Anspruch auf Gewährleistung durch den Händler innerhalb von zwei Jahren nach dem Kauf eines Produkts. Die Beweislast liegt jedoch beim Käufer. Wenn Sie Gewährleistungsansprüche anmelden möchten, müssen Sie deshalb den Kaufbeleg aufbewahren.

Beachten Sie: Die Gewährleistung, zu welcher die Händler verpflichtet sind, ist nicht mit der Herstellergarantie zu verwechseln.

Handwerkerrechnungen länger aufheben

Haben Sie ein Eigenheim, sollten Sie Rechnungen über Handwerkerleistungen länger als zwei Jahre aufbewahren. Die Gewährleistungspflicht der Bauunternehmen beträgt fünf Jahre. Um die Gewährleistung in Anspruch zu nehmen, müssen Sie mithilfe der Rechnung nachweisen können, dass der betreffende Handwerker den Baumangel verursacht hat.

Frist für Steuerunterlagen

Neben den Aufbewahrungsfristen für Rechnungen und Kaufbelege gibt es eine Reihe von Vorschriften zu beachten, wenn die Dokumente steuerlich relevant sind. Wir haben Ihnen die wichtigsten Vorschriften in unserem Beitrag zum Thema Aufbewahrungsfristen von Steuerunterlagen zusammengefasst.

Alternativen zur physischen Aufbewahrung

Dass stetig wachsende Papierberge Unternehmen oft unzumutbar belasten, hat mittlerweile auch die Steuerverwaltung eingesehen. Sowohl steuer- als auch handelsrechtlich dürfen die meisten Unterlagen, einschließlich Rechnungen und Lieferscheinen, deshalb auch digital aufbewahrt werden.

Ausgenommen von dieser Regel sind lediglich Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Zollunterlagen. Das Handelsrecht bestimmt darüber hinaus, dass auch Konzern- und Zwischenabschlüsse physisch aufbewahrt werden müssen.

Durch eine Digitalisierung der Belege, die nicht körperlich vorgehalten werden müssen, können Unternehmen viel Platz und damit Geld sparen. Auf digitale Belege kann darüber ortsunabhängig zugegriffen werden. Das erleichtert sowohl dem Konzerncontrolling, als auch den Überwachungsorganen, insbesondere der internen Revision und den Abschlussprüfern, die Arbeit.

Datenschutz beachten

Bei der Digitalisierung müssen die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) beachtet werden. Aber auch das Löschen will gelernt sein. Geschäftliche Unterlagen enthalten oft personenbezogenen Daten im Sinne der DSGVO – und sei es nur die Telefonnummer oder die E-Mail-Adresse von Geschäftspartnern. Wenn solche Daten einfach in der blauen Papiertonne laden, kann das teuer werden.

Unternehmen sollten die Vernichtung geschäftlicher Unterlagen deshalb lieber einem Unternehmen überlassen, dass auf diese Tätigkeiten spezialisiert ist. Wir bieten Ihnen eine Aktenvernichtung für verschiedene Städte an, bei der die Datensicherheit gewährleistet ist:

Inhaltsverzeichnis