Aktenvernichtung für Urlaubsanträge

Arbeitgeber haben aufgrund gesetzlicher Regelungen die Verpflichtung, bestimmte geschäftliche Unterlagen und Dokumente über einen gewissen Zeitraum aufzuheben. Da die Aufbewahrungsfristen nicht vereinheitlicht sind, und je nach Gesetzesvorschrift oder Rechtsprechung unterschiedliche Fristen gelten, fällt es Arbeitgebern zunehmend schwerer, die Datenlast zu sortieren. Der Jahreswechsel wird deshalb oft als Anlass genommen, um überflüssige Dokumente auszumisten.

Doch wie ist es um die Aufbewahrungsfristen von Personal- und Lohnunterlagen, insbesondere von Urlaubsanträgen bestellt? Gilt für Urlaubsanträge von Arbeitnehmern eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist oder können diese getrost entsorgt werden? Wie Sie rechtmäßig mit diesen Unterlagen umgehen, erfahren Sie hier.

Urlaubsanträge

Der Gesetzgeber räumt nach dem Bundesurlaubsgesetz jedem Arbeitnehmer einen Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub ein. Jedoch ist der Arbeitnehmer nicht berechtigt, diesen Urlaubsanspruch wahllos zu nehmen, sondern muss diesen vielmehr mit dem Arbeitgeber koordinieren. Der Urlaubsanspruch selbst hängt von unterschiedlichen Faktoren ab, so wird zum Beispiel der volle Urlaubsanspruch erst nach sechsmonatiger Beschäftigung wirksam. Konkrete Urlaubswünsche und -zeiten sind mit dem Arbeitgeber zu vereinbaren. Dies kann sowohl durch mündliche als auch durch schriftliche Vereinbarung erfolgen.

Urlaubsanträge unterliegen keiner Formvorschrift. Viele Unternehmen nutzen dazu eigene Vordrucke. Reicht der Arbeitnehmer einen Urlaubsantrag ein, sollte dieser nach Berücksichtigung aller wesentlichen Faktoren zur Erhaltung eines reibungslosen Ablaufs möglichst nach kurzer Zeit bewilligt werden. Der genehmigte Urlaubsantrag wird dann meistens zu den Personalakten gelegt, um die Erstellung einer ordnungsgemäßen Lohnabrechnung und die ordentliche Führung des Urlaubskontos zu gewährleisten.

Zweck und Nutzen eines Urlaubsantrags

Urlaubsanträge dienen in erster Linie dazu, die Urlaubstage der Mitarbeiter im Kalenderjahr verhältnismäßig leicht zu koordinieren. Anhand von schriftlichen Urlaubsplänen können Urlaubszeiten geplant und die Urlaubskonten der Angestellten nachvollziehbar geführt werden. In Konfliktfällen, wie zum Beispiel bei Kapazitätsengpässen durch Urlaubsüberschneidungen kann nachweislich die Gewährung des Urlaubs anhand des Urlaubsantrags überprüft werden. Das Aufbewahren der Urlaubsanträge kann dadurch gleichwohl für Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmer nützlich sein.

Die Aufbewahrungsfrist von Urlaubsanträgen

Im Dschungel der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen von unternehmerischen Unterlagen, stellen sich viele Arbeitgeber die Frage, wie lange die Urlaubsanträge der Arbeitnehmer aufzubewahren sind. Unterliegen die Urlaubsanträge wie andere Unterlagen in der Buchführung gesetzlichen Aufbewahrungspflichten? Oder können Arbeitgeber diese Personalunterlagen nach Ablauf des Kalenderjahres einfach vernichten?

Der Gesetzgeber sieht keine eindeutige Regelung zur Aufbewahrung von Urlaubsanträgen vor. Urlaubsanträge werden vielmehr den allgemeinen Personalunterlagen zugeordnet, welche nach Ablauf einer etwaigen Verfallsklausel entsorgt werden können. Das heißt im Klartext, dass die Urlaubsanträge der Arbeitnehmer nach Ablauf des Kalenderjahres vernichtet werden können. Unter Umständen kann es aber Sinn machen, dass die Urlaubsanträge bis zum Ablauf der gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfrist von drei Jahren aufbewahrt werden.

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