Aufbewahrungsfristen Versicherungsunterlagen

Vermutlich hat jeder schon einmal eine Versicherung abgeschlossen und in den darauffolgenden Tagen per Post einen Stapel Papier mit den Versicherungsbedingungen, dem Versicherungsschein, diversen Merkblättern und einer Auflistung von Datenschutzhinweisen erhalten.

Aufbewahrung von verschiedenen Versicherungsunterlagen

Um zu entscheiden, wie lang ein Dokument, das in Zusammenhang mit einer bestehenden Versicherung steht, aufzubewahren ist, muss der Typ des Dokuments berücksichtigt werden. Grundsätzlich sollten Sie die Unterlagen für die Dauer der Vertragslaufzeit aufheben.

Das wichtigste Dokument stellt der Versicherungsschein (auch Police genannt) dar. Sie ist der Nachweis über den vereinbarten Versicherungsschutz. Ein weiteres wichtiges Dokument stellt der Antrag für den Versicherungsschutz dar. Vor allem für private Kranken-, Lebens- und Rentenversicherungen sollten diese Unterlagen stets griffbereit abgeheftet sein. Dazu zählen auch Risikolebens- und Berufsunfähigkeitsversicherungen. Bei diesen Sparten sind die Gesundheitserklärungen zum Vertragsabschluss sehr wichtig.

Bei Versicherungen, die einen Gegenstandswert bilden und möglicherweise im Erbfall ausgezahlt werden sollen, sind die Dokumente ebenfalls aufzubewahren.

Schritte bei Verlust der Police

Wer seinen Versicherungsschein für eine Lebens- oder Rentenversicherung verloren hat oder z. B. nach einem Umzug nicht mehr wieder findet, erfährt Hilfe bei seinem Berater oder der Versicherung direkt. Je nach Anbieter und Sparte ist das allerdings mit Kosten für den Kunden verbunden. Hier können schnell 20-30 Euro in Rechnung gestellt werden.

Bei Sachversicherungen, wie Haftpflicht, Hausrat & Co kann der Versicherungsschein meist per E-Mail als Kopie an Sie versendet werden. Diese Versicherungen bilden keinen Rückkaufswert. Daher ist der Ersatz für den Versicherungsschein deshalb relativ einfach zu beschaffen.

Spezielle Aufbewahrungsfristen für Versicherungsunterlagen

Die allgemeine Verjährungsfrist ist im BGB mit 3 Jahren festgelegt. Sie können also Ihre zivilrechtlichen Ansprüche innerhalb dieser Zeit auch nach Ablauf der Versicherung geltend machen. Auszahlungen von Lebens- oder Rentenversicherungen können außerdem erb- und steuerrechtliche Fragen auch nach Beendigung der Versicherung aufwerfen. Das Entsorgen der Unterlagen sollte daher gut überlegt werden.

Diese Frist gilt auch für Unterlagen, die Sie während der Beratung zum Abschluss der Versicherung von Ihrem Vermittler erhalten. Beim Verdacht einer Falschberatung sollten Sie die Erstinformation zum Vermittler, das Produktinformationsblatt und die Beratungsdokumentation aufbewahren.

Aufbewahrung des Versicherungsscheins bei Kündigung

Haben Sie den Versicherungsschutz gekündigt und der Vertrag ist abgelaufen, können die vorhandenen Unterlagen vernichtet werden. Am besten im Schredder, um sich über den Datenschutz keine Sorgen machen zu müssen. Aber manche Beitragsrechnungen können auch noch Jahre später für z. B. die Steuererklärung wichtig sein. Für Privatleute gilt das für die Sparten der Haftpflicht, Kfz-Haftpflicht oder Rechtsschutzversicherung. Vermieten Sie Immobilien, sollten die Rechnungen zur Gebäude-, Haus- und Grundbesitzerhaftpflichtversicherung aufbewahren. Sie dienen zusätzlich als Belege für die Nebenkosten, die Sie auf Ihre Mieter umlegen können.

Gewerbetreibende und Selbstständige

Bei gewerblichen Versicherungen sollten Sie unbedingt mit Ihrem Steuerberater und Ihrem Rechtsanwalt Rücksprache halten, welche Unterlagen Sie entsorgen können. Teilweise dauert es bis zu zwei Geschäftsjahre bis der Jahresabschluss vollständig abgeschlossen und vom Finanzamt geprüft ist. Firmieren Sie als GmbH, AG oder anders sind weitere individuelle Fristen einzuhalten. Diese sind nicht selten 10 oder 30 Jahre.

Fragen zur Aufbewahrungsfrist von Versicherungsunterlagen

Welche Unterlagen können vernichtet werden?

Die Versicherer aktualisieren regelmäßig Ihre Versicherungsbedingungen und senden Ihnen diese zu. Sie sollten daher lediglich die aktuellen Versicherungsbedingungen abgeheftet haben und die anderen Unterlagen können vernichtet werden. Sind Schadenfälle länger als vier Jahre her können Sie auch diese Unterlagen vernichten, da die regelmäßige Verjährungsfrist von 3 Jahren bereits abgelaufen ist.

Das gilt auch für ältere Beitragsrechnungen zu Versicherungen, wie z. B. Kfz-Versicherungen, Privathaftpflicht-, Hausrat-, Rechtsschutz-, Unfall- und Gebäudeversicherungen.

Weil die Verträge häufig sensible Daten enthalten, bietet sich eine Aktenvernichtung an. Sie sorgt dafür, dass die vertraulichen Informationen nicht in falsche Hände geraten. Wir bieten die Aktenvernichtung für verschiedene Städte in Deutschland an.