Aufbewahrungsfrist Zeugnisse

Viele erinnern sich gern an die scheinbare unbeschwerte Zeit als Schüler zurück. Neben den Erinnerungen sind die Zeugnisse ein Überbleibsel aus der Schulzeit. Hier erhalten Sie Informationen über die Aufbewahrung von Zeugnissen. Muss ich meine Zeugnisse aufbewahren? Und wie handhaben die Schulen die Aufbewahrung?

Aufbewahrung der eigenen Zeugnisse

Grundsätzlich gibt es für Privatpersonen keine gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungspflicht für Schul- und Abschlusszeugnisse. Das bedeutet, dass man theoretisch nicht dazu verpflichtet ist, die eigenen Schulzeugnisse überhaupt aufzubewahren. Doch obwohl der Gesetzgeber eine Aufbewahrung nicht vorschreibt, sollten zumindest das Abschlusszeugnis und die Zeugnisse der höheren Klassenstufen unbedingt aufbewahrt werden. Sie werden in der Regel viele Jahre und Jahrzehnte später noch einmal benötigt. Insbesondere bei Bewerbungen werden nicht selten die Abschlusszeugnisse eingefordert, auch wenn die Schulzeit des Bewerbers schon viele Jahre zurückliegt. Aber auch falls man irgendwann neue Aus- oder Weiterbildung beginnen möchte, werden die alten Schulzeugnisse wieder benötigt.

Die Schulzeugnisse sollten deshalb gemeinsam mit anderen wichtigen Dokumenten, wie Arbeitsverträgen und Sozialversicherungsdokumenten mindestens bis zur Rente aufbewahrt werden. Besser ist es, wenn man einen sicheren und leicht zugänglichen Ort bestimmt, an dem man alle wichtigen Dokumente zeitlebens aufbewahrt. Für viele ist es ein guter Weg, für wichtige Dokumente einen kleinen, wasser- und feuerfesten Tresor zu besorgen, an dem die Daten vor Diebstahl und äußeren Einflüssen wie Überschwemmungen und Bränden geschützt sind. Ebenso ist es zu empfehlen, sich für wichtige Daten amtlich beglaubigte Kopien ausstellen zu lassen, die man dann an einem anderen Ort als die Originale lagert. Amtlich beglaubigte Kopien erhält man an nahezu allen öffentlichen Stellen, wie Gemeindeämtern oder oftmals auch in Schulen.

Verlust der Zeugnisse

Nun kann es im Laufe der Jahre doch vorkommen, dass man seine Zeugnisse – verschuldet oder unverschuldet – verliert. In einem solchen Fall sollte man an die entsprechende Schule oder an die zuständige Gemeinde wenden. Denn im Gegensatz zu Privatpersonen gelten für öffentliche Einrichtungen sehr wohl gesetzliche Aufbewahrungsfristen (s.u.). Diese sind vom Gesetzgeber so vorgesehen, dass die Daten so lange aufbewahrt werden müssen, wie man sie üblicherweise benötigt. Da diese Fristen dennoch irgendwann ablaufen, sollte man sich im Falle eines Verlustes zeitnah um Ersatz der Dokumente kümmern. Denn ist die Frist einmal abgelaufen, kann es sein, dass die Dokumente unwiederbringlich verloren sind. Sollte die Schule die Daten bereits vernichtet haben, kann ein Anruf im Gemeindearchiv die letzte Hoffnung sein. Denn mit etwas Glück wurden die Daten hier archiviert.

Aufbewahrungsfrist an Schulen

Mit dem Erlass des Innenministeriums vom 14. August 1964 gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen für alle personenbezogenen Daten von Schülern, die während des Schulbetriebs anfallen. Je nach Dokumentenart können diese äußerst unterschiedlich ausfallen. So müssen normale Jahreszeugnisse nur bis ein Jahr nach Entlassung des jeweiligen Schülers aufbewahrt werden. Für die wesentlich wichtigeren Abschlusszeugnisse gilt jedoch eine deutlich längere Aufbewahrungsfrist von 40 Jahren. Auch nach Ablauf dieser Frist darf das Schriftgut nicht ohne Weiteres entsorgt werden. Zunächst müssen die der zuständigen Gemeinde zur Archivierung angeboten werden. Erst wenn diese entscheidet, dass die Unterlagen nicht ins Archiv gehören, dürfen – und müssen – die Daten fachgerecht vernichtet werden. Damit sind die Daten unwiederbringlich verloren und können nicht wiederhergestellt werden.