Aktenvernichter und DSGVO

Aktenvernichter und DSGVO

Ob als Privatperson oder Unternehmen: Es fallen immer Dokumente an, die sensible Informationen enthalten. Damit diese nicht in falsche Hände geraten, sollten die Unterlagen sorgfältig vernichtet werden. Gerade wenn keine großen Mengen an Akten vorliegen, ist die Anschaffung eines Aktenschredders eine Überlegung wert. Aber sind die Geräte sicher? Worauf Sie achten sollten, wenn Sie einen sicheren Aktenvernichter brauchen, erfahren Sie hier!

Ob als Privatperson oder Unternehmen: Es fallen immer Dokumente an, die sensible Informationen enthalten. Damit diese nicht in falsche Hände geraten, sollten die Unterlagen sorgfältig vernichtet werden. Gerade wenn keine großen Mengen an Akten vorliegen, ist die Anschaffung eines Aktenschredders eine Überlegung wert. Aber sind die Geräte sicher? Worauf Sie achten sollten, wenn Sie einen sicheren Aktenvernichter brauchen, erfahren Sie hier!

Technische Vorgaben: DIN 66399

Für die Bewertung einer sicheren Aktenvernichtung ist die Norm mit der laufenden Nummer 66399 entscheidend. Diese Norm trägt den Titel “Büro- und Datentechnik - Vernichtung von Datenträgern”. Sie ist seit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung die maßgebliche Norm für die Datenträgervernichtung. Sie löste die alte DIN 32757 ab.

Im Gegensatz zu Ihrem Vorgänger nimmt die neue Norm auch die Vernichtung von Datenträgern in den Blick. Dabei wird eine Vielzahl von Speichermöglichkeiten klassifiziert. Aus dieser Einteilung leiten sich dann die Vorgaben für die Vernichtung ab. Die DIN 66399 legt damit die Grundlage für die Frage, was eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung eigentlich ist.

Details der Norm: Schutzklassen

Um die angemessene Vernichtung der Daten zu bestimmen, nimmt die Norm zunächst eine Einteilung nach Art der gespeicherten Informationen vor. Dazu legt sie drei verschiedene Schutzklassen fest. Je heikler, d. h. schützenswerter die Daten sind, umso höher fällt die Schutzklasse aus. Nicht personenbezogene Daten haben dabei Schutzklasse I, brisant Daten (z. B. geheimdienstliche Informationen) hingegen Schutzklasse III. Mehr über die Schutzklassen in unserem Ratgeber.

Details der Norm: Sicherheitsstufen

Während sich die Schutzklassen auf die Schutzwürdigkeit der Daten berufen, legen die Sicherheitsstufen fest, wie Vernichtung zu erfolgen hat. Dabei legt die Norm sieben verschiedene Sicherheitsstufen fest. Je höher die Ordnungsnummer der Stufe, umso höher sind die Ansprüche an die Vernichtung. Die höchste Sicherheitsstufe bedeutet dabei eine so sorgfältige Vernichtung, dass auch mit größtmöglichem Aufwand keine Rekonstruktion der Dokumente möglich ist. Mehr Details zu den Sicherheitsstufen.

Aktenvernichter: Grundprinzip

Der Papierwolf, wie das Gerät mitunter bezeichnet wird, arbeitet nach einem einfachen Prinzip. Das Dokument wird durch einen Einzug geführt. Dort kommt es mit dem Schneidwerk in Kontakt, welches das Papier zerkleinert. Es sind zwei Arten von Schneidwerken üblich: 

  • Streifenschnitt: Papier wird in Streifen geschnitten
  • Partikelschnitt (auch Crosscut): Zerkleinerung in kleine Schnipsel

Nachdem das Dokument zerkleinert worden ist, landet es im Sammelbehältnis. 

Die unterschiedlichen Schneidwerke haben unterschiedliche Vor- und Nachteile:

 

Streifenschnitt

Partikelschnitt

Vorteile

  • leises Betriebsgeräusch
  • Einzug mehrerer Seiten möglich 
  • hohe Sicherheitsstufen erreichbar
  • Schnittgut hat geringeres Volumen

Nachteile

  • größeres Volumen des Schnittguts
  • geringere Sicherheitsstufe
  • lautes Betriebsgeräusch
  • nur wenige Seiten gleichzeitig zerkleinerbar

 

DSGVO-konforme Aktenvernichter

Die Büro-Schredder, welche es im Handel zu kaufen gibt, genügen unterschiedlichen Anforderungen. Damit ein Aktenschredder als datenschutz-tauglich gilt, muss er mindestens den Anforderungen der Sicherheitsstufe 4 genügen. Diese Stufe schreibt vor, dass Papierdokumente in Partikel von maximal 160 mm² geschnitten werden müssen. Bei einem A4-Blatt sind das knapp 400 Einzelteile. 

Um diese feine Zerkleinerung zu erreichen, arbeiten die Aktenvernichter mit Partikelschnitt. Aktenvernichter, die einen Streifenschnitt erzeugen, können die Anforderungen an Stufe 4 nicht erfüllen. Den neben der Begrenzung in der Fläche dürfen die Partikel nicht länger als 6 mm sein. 

Für das Erreichen von Sicherheitsstufe 4 nutzen viele gängige Modelle einen Partikelschnitt von 35 x 4 mm². Diese Stufe ist für die meisten Unterlagen, die im Privathaushalt anfallen, mehr als ausreichend.

Info: Es wäre möglich, ein A4-Dokument (210 x 297 mm) per Streifenschnitt in Partikel von 160 mm² zu zerlegen. Das Papier könnte dafür längs in Streifen von 0,5 mm Breite geschnitten werden. Das würde, die entsprechende Präzision vorausgesetzt, 420 Streifen ergeben, die jeweils 148,5 mm² Fläche hätten. Die Vorgabe, dass keine Kante länger als 6 mm ist, verhindert jedoch die Erfüllung der Sicherheitsstufe 4. 

Professionelle Aktenvernichtung vs. Reißwolf

Zwar bieten viele Hersteller Dokumentenschredder an, die eine DSGVO-konforme Aktenvernichtung ermöglichen. Insbesondere für Unternehmen lohnt es sich womöglich dennoch, eine Aktenvernichtung zu beauftragen. Denn durch die langen Aufbewahrungsfristen der Geschäftsunterlagen (mindestens 6 Jahre) kommen sehr schnell große Mengen an Papier zusammen. Diese zu vernichten bindet zeitliche Ressourcen, die besser produktiv eingesetzt werden können.

Unsere Aktenvernichtung ist nach DIN 66399 zertifiziert. Wir stellen Unternehmen den passenden Behälter zur Verfügung, um die Akten zu vernichten. Klassische Aktenordner müssen dabei nicht einmal entleert, sondern können im Ganzen entsorgt werden. Durch die Vernichtung in unserer Anlage ist die Vernichtung besonders sicher: Im Gegensatz zum Reißwolf verwirbeln wir die Partikel im Anschluss an die Vernichtung. Somit wird die Rekonstruktion bedeutend erschwert.

Unser Service ist in vielen deutschen Städten verfügbar. Bestellen Sie gleich Ihre professionelle Aktenvernichtung bei SERO. 

Haben Sie noch Fragen zu unserer Dienstleistung? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Bildnachweise:

©fotohansel - #206600385 / stock.adobe.com

 

 

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