Spätestens seit Einführung der DSGVO ist die sichere Vernichtung von Akten und Datenträgern sowohl für Privatpersonen als auch Unternehmen zu einem zentralen Thema geworden. Allerdings sind nicht nur gesetzliche Vorgaben Grund genug, sich ausgiebig mit dem Thema Datenschutz zu beschäftigen. Schließlich gibt es viele Beispiele, bei denen scheinbar zerstörte Dokumente und Datenträger rekonstruiert und missbraucht werden konnten, obwohl sie zerrissen oder geschreddert wurden.
Es ist also empfehlenswert, eine professionelle Vernichtung zu beauftragen, wenn schützenswerte Akten und Speichermedien wie Festplatten entsorgt werden müssen. Hierbei gibt es drei gängige Varianten: Die Selbstanlieferung, die mobile Aktenvernichtung oder die Verwendung stationärer Behälter. Jede dieser Methoden hat ihre eigenen Vor- und Nachteile, die wir im folgenden Beitrag darstellen, um Ihnen bei der Entscheidung behilflich zu sein.
Selbstanlieferung
Bei der Selbstanlieferung müssen die zu vernichtenden Dokumente persönlich zu einem Aktenvernichtungsdienst gebracht werden. Das ist in entsprechenden Filialen oder an speziellen Annahmestellen möglich.
Vorteile:
Kostenersparnis: Die Selbstanlieferung ist in der Regel die kostengünstigste Option, da keine Gebühren für Transport oder Behälter anfallen. Somit ist diese Variante besonders für kleinere Unternehmen oder Privatpersonen mit einem begrenzten Budget attraktiv.
Flexibilität: Kunden haben die Freiheit, selbst zu entscheiden, wann sie ihre Dokumente zur Vernichtung bringen. Das ist besonders praktisch, wenn nur sporadisch entsprechende Dokumente anfallen.
Nachteile:
Zeitaufwand: Das Einladen und die Anfahrt zum Vernichtungsdienst kosten Zeit. Sollten doch einmal größere Mengen anfallen, kann der Aufwand erheblich sein.
Logistische Herausforderungen: Bei großen Mengen an Dokumenten kann es schwierig sein, ein passendes Transportmittel zu finden und die Anmietung entsprechender Fahrzeuge kann zusätzliche Kosten verursachen.
Sicherheitsrisiko: Während des Transports besteht das Risiko, dass Dokumente verloren gehen oder gestohlen werden.
Stationäre Behälter
Bei einer stationären Lösung werden abschließbare Sicherheitsbehälter vor Ort aufgestellt, deren Inhalt regelmäßig geleert und sicher vernichtet wird. Diese Methode eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen, die regelmäßig absehbare Mengen an vertraulichen Dokumenten entsorgen müssen.
Vorteile:
Immer verfügbar, immer sicher: Da sich die Sicherheitsbehälter in den eigenen Räumen befinden, entstehen keine langen Transportwege, die das Risiko eines Datenlecks bergen. Dokumente können sofort in die Metallbehälter eingeworfen werden, ohne den Arbeitsfluss zu stören. Ausschließlich autorisierte Personen haben Zugang zu den abgeschlossenen Tonnen.
Bequemlichkeit: Spezialisierte Entsorgungsunternehmen kümmern sich um die regelmäßige Abholung der Sicherheitsbehälter. Der Zeitaufwand für Transport oder Terminvereinbarungen zur Abholung entfallen.
Nachteile:
Kosten: Die Bereitstellung und regelmäßige Abholung der Sicherheitsbehälter können auf den ersten Blick im Gegensatz zur Selbstanlieferung höhere Kosten verursachen. Allerdings können die höheren Kosten durch den geringeren Arbeitsaufwand meist ausgeglichen werden.
Platzbedarf: Die Behälter benötigen natürlich einen passenden Standort innerhalb der eigenen Räume. Je nach Bedarf und vorhandenem Raum bieten wir Behälter mit Volumen zwischen 70 und 500 Litern.
Begrenzte Menge: Wie viele Akten kurzfristig entsorgt werden können, ist auf das Volumen des Behälters und die terminierte Häufigkeit zur Abholung begrenzt. Bei einem plötzlich erhöhten Aufkommen sensibler Dokumente und Datenträger müssen Sonderleerungen beauftragt werden, die terminiert werden müssen.
Mobile Aktenvernichtung
Bei der mobilen Aktenvernichtung zerstören speziell ausgestattete Fahrzeuge Akten und digitale Speichermedien direkt am eigenen Standort. Diese Methode ist besonders für größere Unternehmen oder Organisationen mit hohen Sicherheitsanforderungen zu empfehlen.
Vorteile:
Bequemlichkeit: Der mobile Dienst kommt direkt zum Kunden, wodurch Aufwand und Kosten für den Transport entfallen. Das spart Zeit und Mühe, insbesondere bei großen Mengen.
Hohe Sicherheit: Da die Dokumente direkt vor Ort vernichtet werden, wird das Risiko von Datenverlust oder -diebstahl beim Transport minimiert. Zusätzlich kann der Kunde den gesamten Vernichtungsprozess überwachen, um den Sicherheitsfaktor noch weiter zu erhöhen.
Schnelligkeit: Der Vernichtungsprozess ist effizient und oft innerhalb weniger Minuten abgeschlossen. Das ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit einem hohen Dokumentendurchsatz.
Nachteile:
Kosten: Die mobile Aktenvernichtung ist in der Regel die kostenintensivste Variante. Die zusätzlichen Kosten resultieren aus den Anfahrtskosten des spezialisierten Fahrzeugs und des Vor-Ort-Services.
Planungsaufwand: Für die mobile Aktenvernichtung muss ein Termin vereinbart werden und genügend Platz für das Fahrzeug zur Verfügung stehen. Das erfordert ein gewisses Maß an Planung und Koordination.
Verfügbarkeit: In ländlichen oder abgelegenen Gebieten kann die Verfügbarkeit eingeschränkt sein oder es müssen mehr Zeit für die Anfahrt und somit höhere Anfahrtskosten eingeplant werden.
Fazit: Passende Entsorgungsvariante für Ihre Bedürfnisse
Welche Variante für die Aktenvernichtung die Beste ist, muss im Einzelfall entschieden werden. Für Privatpersonen und kleine Unternehmen mit geringen Sicherheitsanforderungen kann die kostensparende Selbstanlieferung eine gute Lösung sein, birgt allerdings Risiken beim Transport. Stationäre Behälter sind ideal für Unternehmen, die ein hohes Maß an Sicherheit benötigen und die Menge an Dokumenten gut abschätzen können. Bei einem hohen oder stark schwankenden Volumen sehr sensibler Akten ist hingegen die mobile Aktenvernichtung zu empfehlen, um Datenschutzverletzungen zu vermeiden und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Denn nichts ist gravierender als eine unsachgemäße Entsorgung Ihrer Daten.
Egal für welche Variante Sie sich entscheiden – wir beraten Sie gerne.
Telefon: (0800) 000 88 91
E-Mail: info@sero-aktenvernichtung.de
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