Lohnabrechnungen sicher verwalten: Tipps für Arbeitnehmer und Unternehmen

Welche Informationen eine Lohnabrechnung enthält

Eine Lohnabrechnung gibt detailliert Auskunft über die Vergütung eines Arbeitnehmers. Sie umfasst:

• Persönliche Daten des Arbeitnehmers (Name, Adresse, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer).
• Arbeitgeberangaben (Unternehmensname, Betriebsnummer, Steuer-ID).
• Bruttogehalt (Grundgehalt, Zuschläge, Sonderzahlungen).
• Abzüge (Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag).
• Nettogehalt (Auszahlungsbetrag nach Abzügen).
• Zusätzliche Informationen, wie Urlaubstage, Überstunden oder betriebliche Altersvorsorge.

Aufbewahrungsfristen für Lohnabrechnungen

Für Privatpersonen

• Es besteht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, aber eine lebenslange Aufbewahrung wird empfohlen, um Rentenansprüche oder Steuerfragen belegen zu können.
• Mindestens 10 Jahre sollten steuerlich relevante Lohnabrechnungen archiviert werden, um bei einer eventuellen Steuerprüfung Nachweise vorlegen zu können.
• Bei Anträgen auf Kredite oder Sozialleistungen (z. B. Arbeitslosengeld) können Nachweise über das Einkommen erforderlich sein.

Für Unternehmen

• Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, Lohn- und Gehaltsabrechnungen mindestens 10 Jahre nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) aufzubewahren.
• Sozialversicherungsrechtlich relevante Abrechnungen müssen mindestens 5 Jahre lang gespeichert werden.
• Personalakten und alle Gehaltsabrechnungen sollten revisionssicher archiviert sein, um Betriebsprüfungen standzuhalten.

Physische oder digitale Archivierung?

Physische Aufbewahrung

• Lohnabrechnungen sollten geordnet in Ordnern archiviert werden.
• Wichtige Dokumente in feuer- und wasserfesten Dokumentenboxen aufbewahren.
• Regelmäßige Kontrolle auf Vollständigkeit und mögliche Beschädigungen.

Digitale Archivierung

• Viele Arbeitgeber stellen Lohnabrechnungen bereits in digitaler Form bereit.
• Digitale Speicherung auf verschlüsselten Festplatten oder in sicheren Cloud-Systemen.
• Regelmäßige Backups, um Datenverlust zu vermeiden.
• Unternehmen sollten revisionssichere Dokumentenmanagementsysteme (DMS) nutzen.

Effiziente Organisation von Lohnabrechnungen

Eine gut strukturierte Verwaltung von Lohnabrechnungen erleichtert den schnellen Zugriff und verhindert das Verlieren wichtiger Dokumente. Es empfiehlt sich, Lohnabrechnungen systematisch nach Jahren und Arbeitgebern zu sortieren, um jederzeit Nachweise für Gehaltszahlungen erbringen zu können. Für physische Dokumente eignen sich beschriftete Ordner mit Trennblättern oder Indexierungssystemen, während digitale Lohnabrechnungen sinnvollerweise nach einem einheitlichen Muster gespeichert werden sollten. Eine klare Benennung der Dateien, beispielsweise nach dem Schema „Lohnabrechnung_2025_Monat“, trägt dazu bei, die Übersicht zu behalten. Zudem sollte regelmäßig überprüft werden, ob alle relevanten Lohnabrechnungen vorhanden sind, um fehlende Dokumente rechtzeitig anzufordern oder nachzupflegen.

Wann und wie sollten alte Lohnabrechnungen entsorgt werden?

• Abrechnungen können entsorgt werden, wenn keine rechtlichen oder finanziellen Gründe für eine weitere Aufbewahrung bestehen.
• Nachweise zur Rentenversicherung sollten jedoch lebenslang aufbewahrt werden.
• Alte Dokumente sollten datenschutzgerecht vernichtet werden, z. B. mit einem Aktenvernichter oder durch professionelle Aktenvernichtungsdienste.

Typische Probleme bei der Aufbewahrung von Lohnabrechnungen

Viele Menschen bewahren ihre Lohnabrechnungen unsystematisch auf, was zu Schwierigkeiten beim schnellen Auffinden führen kann. Ein häufiger Fehler ist der Verlust wichtiger Dokumente durch unstrukturierte Ablage oder unsichere Lagerung, beispielsweise in offenen Schubladen oder zwischen anderen Unterlagen. Ebenso problematisch ist eine zu frühe Entsorgung von Lohnabrechnungen, insbesondere wenn sie noch für steuerliche Nachweise oder Rentenansprüche relevant sein könnten. Digitale Abrechnungen bergen zusätzliche Risiken, wenn sie unverschlüsselt in unsicheren Cloud-Diensten oder auf nicht gesicherten Festplatten gespeichert werden. Ein weiteres Versäumnis besteht darin, keine regelmäßige Überprüfung durchzuführen, ob alle relevanten Lohnabrechnungen vollständig archiviert sind. Wer seine Dokumente nicht sorgfältig sichert oder fehlende Abrechnungen zu spät bemerkt, könnte im Bedarfsfall große Schwierigkeiten bekommen.

Fazit

Lohnabrechnungen sind wichtige Dokumente für Arbeitnehmer und Unternehmen. Während Unternehmen gesetzlich zur Archivierung verpflichtet sind, sollten auch Privatpersonen ihre Abrechnungen gut aufbewahren, um Rentenansprüche und Steuerfragen lückenlos nachweisen zu können. Eine durchdachte physische oder digitale Archivierung hilft, den Überblick zu behalten und Dokumente schnell wiederzufinden. Wer seine Lohnabrechnungen sicher speichert und regelmäßig überprüft, vermeidet unnötige Risiken und administrative Probleme in der Zukunft.