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Aktenvernichtung Bottrop

Schnelleinstieg

Lieferung und Nutzung
Stellzeit und Miete
Tonnengrößen
Lieferzeit
Vertragslaufzeit
Tonnenmiete
Transportkosten

In vielen privaten Arbeitszimmern und Büros in Bottrop stapeln sich alte Akten. Wir unterstützen Sie bei der Aktenvernichtung – schnell, zuverlässig und 100-prozentig sicher.

Wir bieten die Aktenvernichtung auf Rechnung an. Das bedeutet für Sie kein Risiko. Sie bezahlen erst nach erfolgreicher Abholung und Vernichtung ihrer Akten.

Hinweis zur Lieferung und Nutzung:

Bitte achten Sie, dass unsere Behälter ebenerdig gestellt werden können. Ein Transport von zweirädrigen Behältern über Treppen ist im Ausnahmefall möglich. Unsere Kunden haften jedoch für Beschädigungen am Behälter.

Die Behälter dürfen nicht im Freien stehen. Das betrifft neben Datenschutzaspekten (mögliche Zugriffe durch Dritte) auch praktische Gründe, wie. z.B. Beeinträchtigungen der Vernichtung der Akten durch Feuchtigkeit.

Hinweis zur Stellzeit und Miete:

Einmalige Bestellung

Bei einmaligen Bestellungen können Sie zwischen einer Stellung von 1 bis 3 Wochen oder der Sofortbefüllung wählen. Bei der Sofortbefüllung haben Sie 15-20 Minuten Zeit den Behälter zu füllen und der Fahrer nimmt diesen direkt wieder mit. Alternativ bleibt der Behälter zur Aktenvernichtung ab Liefertag 1 bis 3 Wochen bei Ihnen und wird dann wieder abgeholt. In beiden Fällen entstehen keine Mietkosten. Sollten Sie den Behälter länger benötigen, bieten wir Ihnen eine Dauergestellung an.

Dauergestellung

Für Dauergestellungen mit einem festen und regelmäßigen Leerungsrhythmus von bis zu 4 Wochen, entstehen ebenfalls keine Mietkosten. Lediglich bei langfristigen Gestellungen mit einer Leerung „Auf Abruf“ oder Leerungen mit einem Rhythmus ab 6 Wochen berechnen wir die unten aufgeführten Mietkosten. Dies gilt auch für einmalige Bestellungen mit einer Standzeit von mehr als 4 Wochen.

Informationen zur Aktenvernichtung in Bottrop

Tonnengrößen	240 Liter 416 Liter
Leerungsrhythmus	Einmalig Auf Abruf wöchentlich alle 2 Wochen alle 4 Wochen alle 8 Wochen alle 3 Monate
Lieferzeit	Terminvereinbarung
Vertragslaufzeit	keine
Tonnenmiete	Folgende Tonnenmiete fällt ggf. an: Sofortbefüllung/Einmalleistung –> keine Dauergestellung (Leerungsrhythmus < 4 Wochen) –> keine Dauergestellung (Leerungsrhythmus ab 6 Wochen oder Auf Abruf) 9,90 € für 240 Liter-Behälter, 12,90 € für 416 Liter-Behälter pro Tonne und angefangenen Monat
Transportkosten	keine

Unsere Sicherheitsbehälter für die Aktenvernichtung in Bottrop

Für unsere Kunden stellen wir spezielle Behälter zur Verfügung, die sich abschließen lassen und aus robustem Metall bestehen. Dadurch wird eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung gewährleistet und es wird unerwünschter Zugriff auf den Inhalt erschwert.

Diese Behälter sind in zwei verschiedenen Größen erhältlich.

Vertragliche Details

Wenn Sie eine einmalige oder regelmäßige Aktenvernichtung benötigen, sind Sie bei uns an der richtigen Adresse. Unser Service enthält keine Vertragslaufzeit und Sie bestimmen den Lieferungs- und Abholtermin der Sicherheitsbehälter selbst. Unsere Experten kümmern sich im Anschluss um eine sichere Vernichtung aller Dokumente.

Für regelmäßig größere Mengen an Akten bieten wir eine Abholung in Intervallen von wöchentlich, 14 Tagen, 4 Wochen, 8 Wochen oder 3 Monaten oder nach Ihrer Abrufanforderung an. Für diesen Service erhalten Sie monatlich eine Rechnung mit optionaler Lastschriftzahlung.

Bezahlung

Nach erfolgter Abholung erhalten Sie eine Rechnung von uns. Wenn Sie sich für wiederkehrende Abholungen entscheiden, wird die Rechnung monatlich gestellt. Außerdem haben Sie in diesem Fall die Möglichkeit an unseren Lastschriftverfahren teilzunehmen und dadurch Ihren Aufwand zu reduzieren.

Was gehört in die Tonne?

Unser Verfahren beinhaltet eine Magnetabscheidung, daher können Aktenordner vollständig entsorgt werden. Bitte entfernen Sie jedoch vorher Kunststoff- und Klarsichtfolien, da diese sich beim Zerkleinern schwer aussortieren lassen.

Bitte beachten Sie, dass wir nur Ordner und Mappen mit Papierdokumenten vernichten. Eine rweiterte Datenträgervernichtung bieten wir bei der Festplattenvernichtung Bottrop an.

Sichere Aktenvernichtung

Unser Ziel ist es, einen höchstmöglichen Datenschutz während des gesamten Aktenvernichtungsprozesses zu gewährleisten. Durch unsere koordinierten Abläufe können Sie sicher sein, dass Ihre vertraulichen Daten jederzeit geschützt sind. Niemand kann ihre Dokumente einsehen, auch nicht unsere Mitarbeiter. Zudem führen wir immer ein Protokoll über alle durchgeführten Entsorgungsschritte.

Gemäß der Norm DIN 66399 erfolgt die Aktenvernichtung in mehreren Schritten: Zunächst werden die metallischen Bestandteile der Aktenordner entfernt und dann folgt die Zerkleinerung der Dokumente. Somit ist die Wiederherstellung nahezu unmöglich. Um noch mehr Sicherheit zu bieten, verwirbeln wir anschließend die Papierschnipsel. Am Ende des Prozesses pressen wir die Schnipsel zu großen Papierballen, die bei der Fertigung von Recyclingpapier Verwendung finden.

Akten im Regal - So lange müssen Akten aufbewahrt werden

Norm für die Aktenvernichtung DIN 66399

Unser Prozess der Aktenvernichtung in Bottrop erfüllt die Norm DIN 66399 und gewährleistet so höchsten Datenschutz. Der Transport wird dabei auf der gesamten Strecke protokolliert. In der Anlage werden die Akten dann nach den Vorgaben der Norm vernichtet.

Die Norm legt Schutzklassen für verschiedene Informationstypen fest und bietet eine Klassifizierung von Dokumenten. Dadurch können Sicherheitsstufen abgeleitet und Kombinationen aus Datenträgertyp und Sicherheitsstufe - als Kürzel angegeben - definiert werden. Für unsere Aktenvernichtung verwenden wir P-3, das bedeutet, dass Papierakten nach der Sicherheitsstufe 3 behandelt werden.

Hinweis: Die Vernichtung erfolgt gem. Art. 28 EU-DSGVO, Schutzklasse 2 Sicherheitsstufe P-3.

Wichtiger Hinweis zum § 203 StGB:
Bestimmte Berufsgruppen wie Ärzte, Anwälte und Versicherungen unterliegen der Schweigepflicht und sind nach § 203 StGB verpflichtet, ein fremdes Geheimnis, das ihnen im Rahmen ihrer Berufsausübung anvertraut oder sonst bekannt geworden ist, nicht unbefugt gegenüber Dritten zu offenbaren. Das gilt auch im Rahmen der Aktenvernichtung. Unser Personal ist entsprechend geschult und zur Geheimhaltung verpflichtet.

Schutzklassen & Sicherheitstufen

Schutzklassen

Die Norm DIN 66399 unterscheidet drei Schutzklassen, die sich nach dem Schutzbedarf der Informationen richten.
Schutzklasse 1 (normal) umfasst interne Daten, deren Offenlegung geringe negative Auswirkungen haben können.
Die Schutzklasse 2 (hoch) beinhaltet vertrauliche Daten, deren Offenlegung schädlich für betroffene Personen oder Organisationseinheiten sein könnte.
Schutzklasse 3 (sehr hoch) ist für geheime Daten vorgesehen, bei denen eine Offenlegung Gefahren für Leib und Leben mit sich bringen könnte.
In der Regel fallen die meisten Unterlagen von Unternehmen und Privatpersonen in die Schutzklassen 1 oder 2. Sobald personenbezogene Daten gemäß DSGVO in den Dokumentation auftauchen, muss jedoch mindestens Schutzklasse 2 angewendet werden.
Sicherheitsstufen

Aus den Schutzklassen leiten sich Sicherheitsstufen ab. Umso höher die Sicherheitsstufe, desto strenger sind die Anforderungen an die Datenvernichtung. Hierbei ist eine Kombination aus Datenträgertyp und Sicherheitsstufe entscheidend, deren Maßgabe eine erschwerte Wiederherstellung der Daten ist.
Bei der Verwendung von P-3 erfüllt unsere Aktenvernichtung schon jetzt hohe Standards: Die Seiten werden in Partikel von maximal 320 mm² Größe zerkleinert - etwa so groß wie eine 5-Cent-Münze - und danach noch mit einem Verwirbeln der Partikel vermischt um eine Rekonstruktion der Dokumente zu erschweren.

Arten von Datenträgern

Zur genauen Kategorisierung von Datenträgern sind verschiedene Typen festgelegt. Die Anforderungen der Sicherheitsstufen variieren dabei je nach Datenträgertyp leicht. Die Kombination aus dem Kürzel für den Typ und der Sicherheitsstufe lässt auf einen Blick erkennen, wie die Dokumente zu handhaben sind: P-3 steht dabei für Papierakten mit Sicherheitsstufe 3.

Alle Datenträgertypen nach DIN 66399 in der Übersicht:

KÜRZEL	DEFINITION	BEISPIELE
P	Darstellung der Informationen in Originalgröße	Druckerzeugnisse
F	Verkleinerte Darstellung der Informationen	Mikrofilm, Filmbänder
O	Speicherung der Informationen auf optischen Datenträgern	CD, DVD, Blu-Ray
T	Speicherung auf magnetischen Datenträgern	Disketten, Magnetbänder
H	Speicherung auf magnetischen Festplatten	herkömmliche Festplatten
E	Speicherung auf elektronischen Datenträgern	Flash-Drives, SSD-Festplatten

Fragen zur Aktenvernichtung in Bottrop

Wie lang muss ich verschiedene Dokumente aufbewahren?

Die Frage "Aufbewahren oder Vernichten?" sollte sich jeder stellen, der mit vertraulichen Dokumenten zu tun hat. Denn die Aufbewahrungsfristen für Dokumente variieren je nach Art und Verwendungszweck und es gibt gesetzliche Vorgaben, die unbedingt eingehalten werden müssen.

Während für Privatpersonen und private Haushalte die übliche Aufbewahrungsfrist in der Regel 2 Jahre ab dem Erstellungsdatum eines Dokuments beträgt, sieht es bei Gewerbetreibenden, Unternehmen und gewerblichen Dokumenten oft anders aus. Hier gibt es oft längere Fristen von bis zu 10 Jahren.

Doch Vorsicht ist geboten, denn es gibt oft Sonderregelungen, die es zu beachten gilt. Wie z.B. zuletzt die Anpassung im Bürokratieentlastungsgesetz IV mit verkürzten Aufbewahrungsfrist von nun 8 statt 10 Jahren von Buchungsbelegen. Daher ist es ratsam, sich mit einem Steuerberater oder Fachexperten in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass keine Dokumente versehentlich zu früh vernichtet werden. Jeder Fall ist individuell und erfordert eine genaue Prüfung.

Also, bevor Sie Ihre Dokumente einfach vernichten, sollten Sie sich unbedingt über die Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Vorgaben informieren. Denn wer weiß, vielleicht haben Sie ja noch Verwendung für die Dokumente in der Zukunft.

Welches Jahr kann in die Aktenvernichtung?

Die Aufbewahrungsfristen für Privat- und Geschäftsunterlagen sind ein wichtiger Aspekt, den jeder beachten sollte, der mit vertraulichen Dokumenten zu tun hat. Die Fristen variieren je nach Art und Verwendungszweck der Dokumente und es gibt gesetzliche Vorgaben, die unbedingt eingehalten werden müssen.

Für Privatpersonen und private Haushalte beträgt die übliche Aufbewahrungsfrist in der Regel 2 Jahre ab dem Erstellungsdatum eines Dokuments. Dies gilt beispielsweise für Kontoauszüge, Rechnungen oder Quittungen. Es gibt jedoch auch Ausnahmen: So sollten beispielsweise Unterlagen rund um den Kauf oder Verkauf von Immobilien mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.

Für Gewerbetreibende und Unternehmen gelten oft längere Aufbewahrungsfristen. Diese sind für Buchhaltungsunterlagen gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen 6 und 10 Jahren. So müssen beispielsweise Geschäftsunterlagen wie Handelsbücher, Inventare oder Jahresabschlüsse mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Bei Steuerunterlagen beträgt die Frist sogar 10 Jahre.

Doch Vorsicht ist geboten: Es gibt auch Sonderregelungen, die es zu beachten gilt. So müssen beispielsweise bestimmte Dokumente wie Arbeitsverträge oder Lohnabrechnungen mindestens 2 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden.

Es ist daher wichtig, sich über die Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Vorgaben zu informieren, um keine wichtigen Dokumente zu früh zu vernichten oder aus Versehen zu lange aufzubewahren.

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