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SERO - Ihr Spezialist rund um Recycling & Entsorgung

Aktenvernichtung Essen

Schnelleinstieg

Essen wurde über viele Jahrzehnte durch den Bergbau geprägt. Mit der Schließung der letzten Zeche wurde der Strukturwandel im Ruhrgebiet deutlich sichtbar. Die ehemals mächtigen Wirtschaftszweige Stahlproduktion und Bergbau spielen in Essens Wirtschaft so gut wie keine Rolle mehr. Stattdessen entwickelt sich eine vielfältige Wirtschaftslandschaft in den Bereichen Dienstleistung, Handel und Technologie. Zudem macht sich Essen als Kulturstandort einen Namen und war Kulturhauptstadt Europas.

Wir sind der zuverlässige Partner der Essener Unternehmen, wenn es um das Thema Aktenvernichtung geht. Somit haben die Unternehmen Kapazitäten, ihre Innovationen voranzubringen und Essens Wirtschaftskraft zu stärken.

Benötigen Sie die Aktenvernichtung doch in einer anderen Region, nutzen Sie unsere PLZ-Suche, wählen aus unserer Städteübersicht oder bestellen direkt für Nordrhein Westfalen.

Unser Service für die Aktenvernichtung in Essen

Wir sorgen für die Aktenvernichtung aus einer Hand. Von der Bereitstellung der Behälter über den Transport bis hin zur Vernichtung sind Ihre Dokumente bei uns in sicheren Händen. Unsere Prozesse sind sicher und die Abwicklung unkompliziert.

Wir bieten die Aktenvernichtung auf Rechnung an. Das bedeutet für Sie kein Risiko. Sie bezahlen erst nach erfolgreicher Abholung und Vernichtung ihrer Akten.

Hinweis zur Lieferung und Nutzung:

Bitte achten Sie, dass unsere Behälter ebenerdig gestellt werden können. Ein Transport von zweirädrigen Behältern über Treppen ist im Ausnahmefall möglich. Unsere Kunden haften jedoch für Beschädigungen am Behälter. 

Die Behälter dürfen nicht im Freien stehen. Das betrifft neben Datenschutzaspekten (mögliche Zugriffe durch Dritte) auch praktische Gründe, wie. z.B. Beeinträchtigungen der Vernichtung der Akten durch Feuchtigkeit.

Hinweis zur Stellzeit und Miete:

Einmalige Bestellung

Bei einmaligen Bestellungen können Sie zwischen einer Stellung von 1 bis 3 Wochen oder der Sofortbefüllung wählen. Bei der Sofortbefüllung haben Sie 15-20 Minuten Zeit den Behälter zu füllen und der Fahrer nimmt diesen direkt wieder mit. Alternativ bleibt der Behälter zur Aktenvernichtung ab Liefertag 1 bis 3 Wochen bei Ihnen und wird dann wieder abgeholt. In beiden Fällen entstehen keine Mietkosten. Sollten Sie den Behälter länger benötigen, bieten wir Ihnen eine Dauergestellung an.

Dauergestellung

Für Dauergestellungen mit einem festen und regelmäßigen Leerungsrhythmus von bis zu 4 Wochen, entstehen ebenfalls keine Mietkosten. Lediglich bei langfristigen Gestellungen mit einer Leerung „Auf Abruf“ oder Leerungen mit einem Rhythmus ab 6 Wochen berechnen wir die unten aufgeführten Mietkosten. Dies gilt auch für einmalige Bestellungen mit einer Standzeit von mehr als 4 Wochen. 

 
Informationen zur Aktenvernichtung in Essen
Tonnengrößen 240 Liter 
416 Liter 
Leerungsrhythmus Einmalig
Auf Abruf
wöchentlich
alle 2 Wochen
alle 4 Wochen
alle 8 Wochen
alle 3 Monate
Lieferzeit Terminvereinbarung
Vertragslaufzeit keine
Tonnenmiete Folgende Tonnenmiete fällt ggf. an:
  • Sofortbefüllung/Einmalleistung –> keine
  • Dauergestellung (Leerungsrhythmus < 4 Wochen)  –> keine
  • Dauergestellung (Leerungsrhythmus ab 6 Wochen oder Auf Abruf) 
    • 9,90 € für 240 Liter-Behälter,
    • 12,90 € für 416 Liter-Behälter pro Tonne und angefangenen Monat
Transportkosten keine

Unsere Sicherheitsbehälter für die Aktenvernichtung in Essen

Wir haben zwei verschiedene Sicherheitsbehälter im Angebot:

  • 240 Liter: Ausreichend für etwa 30 Aktenordner
  • 416 Liter: Ausreichend für etwa 55 Aktenordner

Die Behälter bestehen aus robustem Metall und verfügen über einen abschließbaren Deckel. Damit wird der Zugriff von Unbefugten verhindert. Unsere Fahrer stellen den Container zum vereinbarten Termin auf Ihrem Betriebsgelände ab und nehmen ihn nach der vereinbarten Stellzeit wieder mit. Die lückenlose Dokumentation gewährleistet, dass die Dokumente zu jeder Zeit sicher sind.

Vertragliche Details

Der Standardfall ist bei der Aktenvernichtung eine einmalige Abholung. Dafür gibt es keine Vertragsbindung: Wir holen Ihre Akten einmalig zur Vernichtung ab. Möchten Sie eine wiederholte Aktenvernichtung? Wir bieten auch Intervalle zur mehrmaligen Abholung an. Auch in diesem Fall besteht keine Vertragsbindung: Sie können den Vertrag jederzeit kündigen.

Bezahlung

Die Bezahlung erfolgt per Rechnung: Nach getaner Arbeit stellen wir Ihnen eine Rechnung. Bei wiederholter Aktenvernichtung stellen wir die Rechnung monatlich. Sie bezahlen per Überweisung. Sie können alternativ auch am Lastschriftverfahren teilnehmen - wir ziehen den Rechnungsbetrag dann von Ihrem Konto ein.

Was gehört in die Datenschutztonne?

Unser Service besteht in der Vernichtung von Papierakten. Die Sicherheitsbehälter stehen für die Entsorgung der Dokumente zusammen mit den Ordnern zur Verfügung. Klarsichtfolien, Dokumententrenner und andere Kunststoffe entfernen Sie bitte. 

Beachten Sie, dass wir im Rahmen der Aktenvernichtung keine Datenträgervernichtung anbieten! Entsorgen Sie daher bitte keine Festplatten, USB-Sticks und andere Datenträger in den Behältern.

Eine erweiterte Datenträgervernichtung können wir Ihnen bei der Festplattenvernichtung anbieten.

Sichere Aktenvernichtung

Unser Service verfügt über die Zertifikate über die Einhaltung der DIN 66399. Wir entsprechen somit den Anforderungen an eine datenschutzkonforme Aktenvernichtung. Datenschutz ist auf dem gesamten Weg von Ihrem Betriebsgelände in Essen bis zum Ende der Akten als gepresste Papierballen garantiert. Dies wird durch eine Dokumentation nachvollziehbar gemacht.

Akten im Regal - So lange müssen Akten aufbewahrt werden

DIN 66399 Norm für die Aktenvernichtung

Die Norm 66399 formuliert verschiedene Kriterien, anhand derer sich die Vernichtung von Datenträgern klassifizieren lässt. Aus dem Zusammenspiel dieser Kriterien ergeben sich dann die konkreten Anforderungen an die Vernichtung des jeweiligen Datenträgers. Für unsere Dienstleistung heißt das im Normalfall: Die Akten werden in Partikel von höchstens 320 mm² geschreddert. Dies folgt aus der Behandlung von Papierakten mit Sicherheitsstufe 3, was nach der Norm das Kürzel P-3 erhält.

Hinweis: Die Vernichtung erfolgt gem. Art. 28 EU-DSGVO, Schutzklasse 2 Sicherheitsstufe P-3.

Wichtiger Hinweis zum § 203 StGB:
Bestimmte Berufsgruppen wie Ärzte, Anwälte und Versicherungen unterliegen der Schweigepflicht und sind nach § 203 StGB verpflichtet, ein fremdes Geheimnis, das ihnen im Rahmen ihrer Berufsausübung anvertraut oder sonst bekannt geworden ist, nicht unbefugt gegenüber Dritten zu offenbaren. Das gilt auch im Rahmen der Aktenvernichtung. Unser Personal ist entsprechend geschult und zur Geheimhaltung verpflichtet.

Schutzklassen & Sicherheitstufen

  • Schutzklassen

    Die Konzepte von Schutzklasse und Sicherheitsstufe sind gewissermaßen zwei Seiten einer Medaille. Die DIN 66399 definiert drei verschiedene Schutzklassen, mit denen der Schutzbedarf von Daten klassifiziert wird. Wenn die zu vernichtenden Dokumente personenbezogene Daten (im Sinne der DSGVO) enthalten, ist mindestens Schutzklasse 2 anzuwenden. 

    Es gibt drei Schutzklassen:

    die von 1 (geringer Schutzbedarf) bis 3 (sehr hoher Schutzbedarf) reichen.

    Sobald personenbezogene Daten gemäß DSGVO enthalten sind, muss mindestens Schutzklasse 2 angewendet werden.

  • Sicherheitsstufen

    Auf Basis der Schutzklassen gibt es dann sieben Abstufungen, die Sicherheitsstufen genannt werden. Dokument der Schutzklasse 2 müssen mindestens mit Sicherheitsstufe 3 behandelt werden. Weil es nach dieser Behandlung nur mit hohem Aufwand möglich ist, die Dokumente wiederherzustellen, ist in den meisten Fällen keine höhere Sicherheitsstufe notwendig.

Arten von Datenträgern

Zur genauen Kategorisierung von Datenträgern sind verschiedene Typen festgelegt. Die Anforderungen der Sicherheitsstufen variieren dabei je nach Datenträgertyp leicht. Die Kombination aus dem Kürzel für den Typ und der Sicherheitsstufe lässt auf einen Blick erkennen, wie die Dokumente zu handhaben sind: P-3 steht dabei für Papierakten mit Sicherheitsstufe 3.

Alle Datenträgertypen nach DIN 66399 in der Übersicht:

KÜRZEL DEFINITION BEISPIELE
P Darstellung der Informationen in Originalgröße Druckerzeugnisse
F Verkleinerte Darstellung der Informationen Mikrofilm, Filmbänder
O Speicherung der Informationen auf optischen Datenträgern CD, DVD, Blu-Ray
T Speicherung auf magnetischen Datenträgern Disketten, Magnetbänder
H Speicherung auf magnetischen Festplatten herkömmliche Festplatten
E Speicherung auf elektronischen Datenträgern Flash-Drives, SSD-Festplatten

Fragen zur Aktenvernichtung in Essen

Wie lang muss ich verschiedene Dokumente aufbewahren?

Die Frage "Aufbewahren oder Vernichten?" sollte sich jeder stellen, der mit vertraulichen Dokumenten zu tun hat. Denn die Aufbewahrungsfristen für Dokumente variieren je nach Art und Verwendungszweck und es gibt gesetzliche Vorgaben, die unbedingt eingehalten werden müssen.

Während für Privatpersonen und private Haushalte die übliche Aufbewahrungsfrist in der Regel 2 Jahre ab dem Erstellungsdatum eines Dokuments beträgt, sieht es bei Gewerbetreibenden, Unternehmen und gewerblichen Dokumenten oft anders aus. Hier gibt es oft längere Fristen von bis zu 10 Jahren. 

 

Doch Vorsicht ist geboten, denn es gibt oft Sonderregelungen, die es zu beachten gilt. Wie z.B. zuletzt die Anpassung im Bürokratieentlastungsgesetz IV mit verkürzten Aufbewahrungsfrist von nun 8 statt 10 Jahren von Buchungsbelegen. Daher ist es ratsam, sich mit einem Steuerberater oder Fachexperten in Verbindung zu setzen, um sicherzustellen, dass keine Dokumente versehentlich zu früh vernichtet werden. Jeder Fall ist individuell und erfordert eine genaue Prüfung. 

Also, bevor Sie Ihre Dokumente einfach vernichten, sollten Sie sich unbedingt über die Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Vorgaben informieren. Denn wer weiß, vielleicht haben Sie ja noch Verwendung für die Dokumente in der Zukunft.

Welches Jahr kann in die Aktenvernichtung?

Die Aufbewahrungsfristen für Privat- und Geschäftsunterlagen sind ein wichtiger Aspekt, den jeder beachten sollte, der mit vertraulichen Dokumenten zu tun hat. Die Fristen variieren je nach Art und Verwendungszweck der Dokumente und es gibt gesetzliche Vorgaben, die unbedingt eingehalten werden müssen.

Für Privatpersonen und private Haushalte beträgt die übliche Aufbewahrungsfrist in der Regel 2 Jahre ab dem Erstellungsdatum eines Dokuments. Dies gilt beispielsweise für Kontoauszüge, Rechnungen oder Quittungen. Es gibt jedoch auch Ausnahmen: So sollten beispielsweise Unterlagen rund um den Kauf oder Verkauf von Immobilien mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden.

Für Gewerbetreibende und Unternehmen gelten oft längere Aufbewahrungsfristen. Diese sind für Buchhaltungsunterlagen gesetzlich festgeschrieben und liegen zwischen 6 und 10 Jahren. So müssen beispielsweise Geschäftsunterlagen wie Handelsbücher, Inventare oder Jahresabschlüsse mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden. Bei Steuerunterlagen beträgt die Frist sogar 10 Jahre.

Doch Vorsicht ist geboten: Es gibt auch Sonderregelungen, die es zu beachten gilt. So müssen beispielsweise bestimmte Dokumente wie Arbeitsverträge oder Lohnabrechnungen mindestens 2 Jahre nach Ende des Arbeitsverhältnisses aufbewahrt werden.

Es ist daher wichtig, sich über die Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Vorgaben zu informieren, um keine wichtigen Dokumente zu früh zu vernichten oder aus Versehen zu lange aufzubewahren.

Bieten Sie Ihre Entsorgungsleistung nur in dieser Region (zur Aktenvernichtung Essen) an?

Die Aktenvernichtung wird durch uns in ganz Deutschland angeboten. Sie möchten gerne das Leistungsportfolio der SERO Entsorgung für Ihre Region einsehen?

Kein Problem, verraten Sie uns nur Ihre Postleitzahl in unserer PLZ-Suche.

Sie haben weitere Fragen?

Bei Fragen zu unseren Leistungen nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf! So erreichen Sie unsere Ansprechpartner:

Sie erreichen uns telefonisch unter: (0800) 000 88 91 (montags bis freitags 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr). Oder per Mail unter info@sero-aktenvernichtung.de.

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