Aufbewahrungsfristen Personalakten

Nicht alle Unterlagen, die in einer Personalakte enthalten sind, müssen tatsächlich aufbewahrt werden. Hierzu zählen beispielsweise Bewerbungsunterlagen des Arbeitnehmers.

Darüber hinaus gibt es Unterlagen, die für eine Weile aufbewahrt werden müssen, für die es aber keine gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gibt. In diese Gruppe fallen Urlaubsanträge, Zeugnisse oder auch Krankmeldungen und ärztliche Atteste.

Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen

Belege, für die Aufbewahrungsfristen gelten, sind beispielsweise Lohnkonten oder Buchungsbelege. Es ist unerheblich, ob die Daten in Papierform oder in elektronischer Form vorliegen. Die Aufbewahrungsfristen sind jedoch nicht einheitlich bemessen, denn sie beruhen auf verschiedenen Gesetzesgrundlagen. Der Überblick, wie lang die Akten im Einzelnen aufzubewahren sind, fällt daher manchmal schwer.

Eine Aufbewahrung von 2 Jahren ist unter anderem im Mindestlohngesetz, im Arbeitszeitgesetz, im Mutterschutzgesetz und im Jugendarbeitsschutzgesetz vorgeschrieben. Eine Verjährungsfrist von 3 Jahren sieht § 195 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) vor.

Die Verjährungsfrist im Sozialversicherungsrecht beträgt 4 Jahre und ist in § 25 des Sozialgesetzbuches IV (SGB) geregelt. Im Steuerrecht beträgt die Verjährungsfrist 6 Jahre gemäß § 41 des Einkommensteuergesetzes (EStG), für die betriebliche Gewinnermittlung gilt abweichend eine Frist von 10 Jahren. Besonders lang ist die Verjährungsfrist nach dem Betriebsrentengesetz (BetrAVG). Nach § 18a BetrAVG verjähren Versorgungsansprüche erst nach dreißig Jahren.

Alle genannten Fristen beginnen jeweils erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres. Dies ist unter anderem in § 199 BGB geregelt. Für Lohnunterlagen, die Sie 4 Jahre aufbewahren müssen, gilt daher: Anfang 2020 können Sie diejenigen Belege vernichten, die im Jahr 2015 oder früher entstanden sind.

Bereinigung der Akten

Oftmals ist es ratsam, Personalunterlagen außer der Reihe zu bereinigen. Dies ist unter anderem der Fall, wenn andere Unternehmen nach einer Bewerbung des Arbeitnehmers die Akte anfordern, oder wenn die Akte nach einer Versetzung an den neuen Arbeitgeber geschickt wird. In diesem Fall dürfen keine Daten über andere Beschäftigte darin enthalten sein. Auch Unterlagen, die sich für den Arbeitnehmer nachteilig auswirken könnten, wie zum Beispiel Krankheitsdaten oder Abmahnungen, müssen in einem solchen Fall einer kritischen Prüfung unterzogen werden.

Abschließend ist auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu erwähnen. In Art. 17 DSGVO ist geregelt, dass Arbeitnehmer ein Recht auf Löschung von Daten haben, wenn diese in der Personalakte nicht mehr benötigt werden. Nach Ende der Aufbewahrungsfrist und einer angemessenen Zeit danach ist ein Unternehmen verpflichtet, die Daten zu löschen oder aus den Personalakten zu entfernen.

Verjährungsfrist für Ansprüche aus dem Arbeitsrecht nach § 195 BGB

Die Verjährungsfrist von drei Jahren beginnt ab Fälligkeit des Anspruchs der Mitarbeiter. Sie betrifft zum Beispiel die Ausstellung eines Zeugnisses, Abfindungen, Gratifikationen und Provisionen, Gewinnanteile, Schadensersatz- oder Urlaubsansprüche. Diese Frist kann durch Regelungen im Tarifvertrag verkürzt werden.

Verjährungsfrist im Steuerrecht

Steuerrechtliche Belege in der Personalakte müssen sechs Jahre in geordneter Form aufbewahrt werden, damit Steuerbehörden bei Betriebsprüfungen oder Lohnsteuer-Außenprüfungen die erforderlichen Daten vorfinden. Deshalb sind zum Beispiel Lohnkonten, Abrechnungen, Arbeitszeitlisten, Reisekostenabrechnungen und Fahrtenbücher bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Lohnzahlung aufzubewahren.

Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung eine Rolle spielen, unterliegen einer Aufbewahrungspflicht. Diese Dokumente sind 10 Jahre lang aufzubewahren. Hier handelt es sich um Dokumente, die in der Buchführung verwendet werden. Dazu gehören Lohnsteuerunterlagen, Lohnlisten, Rechnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege und Inventarlisten. Falls die Belege als Buchungsgrundlage dienten, ist die zehnjährige Aufbewahrungsfrist maßgeblich, ansonsten gilt die Frist von 6 Jahren. Im Zweifelsfall sind daher 10 Jahre anzusetzen.

Die Verjährungsfrist kann sich jeweils durch eine laufende Betriebsprüfung oder deren Ankündigung verlängern.

Bei manchen öffentlichen Arbeitgebern können noch Kindergeldakten lagern. Für diese Vorgänge beträgt die Aufbewahrungsfrist 6 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung abgeschlossen ist.

Verjährungsfrist im Sozialversicherungsrecht

Der Sozialversicherungsträger muss Beitragsansprüche bis zum Ende des vierten Jahres nach Ablauf des Fälligkeitsjahres geltend machen. Diese Ansprüche beziehen sich auf sämtliche Zweige der Sozialversicherungen und umfassen auch die Umlagen U1 und U2 sowie die Insolvenzgeldumlage. Aus diesem Grunde meldet sich der Betriebsprüfdienst der Deutschen Rentenversicherung alle vier Jahre bei den Arbeitgebern an. Die Verjährungsfrist verlängert sich gegebenenfalls für die Dauer der Betriebsprüfung.

Diese Verjährungsfrist von vier Jahren betrifft Belege wie Beitragsnachweise, Beitragskontoauszüge und Meldebelege wie An-, Ab-, und Jahresmeldungen. Bis dahin müssen die Nachweise geordnet aufbewahrt werden.

Abweichend beträgt die Verjährungsfrist 30 Jahre, wenn der Sozialversicherung Beiträge vorsätzlich vorenthalten wurden.

Verjährungsfrist für Versorgungsansprüche

Die Verjährungsfrist beträgt 30 Jahre. Hier geht es beispielsweise um Ansprüche auf Betriebsrenten an eine Pensionskasse. Manche Arbeitnehmer versäumen es aus Unkenntnis, bei Rentenantritt einen entsprechenden Antrag zu stellen. Auch ein Arbeitnehmer, der vor Erreichen eines Rentenanspruches aus dem Betrieb ausscheidet, kann noch 30 Jahre nach Erreichen des Anspruches auf Regelaltersrente Forderungen geltend machen. Darüber hinaus ist denkbar, dass Angehörige nach dem Tod des Anspruchsberechtigten eine Witwen- oder Waisenrente beantragen.

Sonstige Verjährungsfristen

Für Belege, die für die Beitragsberechnung der gesetzlichen Unfallversicherung von Bedeutung sind, beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist nach § 165 SGB VII fünf Jahre.

Aufgrund der Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes muss jeder Arbeitgeber die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre aufbewahren. Dies gilt nach den Vorschriften des Mindestlohngesetzes auch für Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit von Minijobbern und kurzfristig Beschäftigte nach § 21 Mindestlohngesetz, soweit es sich nicht um Beschäftigte in Privathaushalten handelt.