Unsere Sicherheitsbehälter für die Aktenvernichtung in Köln
Zur sicheren Vernichtung Ihrer Akten bieten wir Ihnen Behälter in zwei Größen an. Sie bestehen aus Metall und haben einen abschließbaren Deckel. Somit sind Ihre Unterlagen bis zur Abholung durch unser Fachpersonal sicher.
| Informationen zur Aktenvernichtung in Köln | |
|---|---|
| Tonnengrößen | 240 Liter (71,40 € inkl. MwSt.) 600 Liter (141,61 € inkl. MwSt.) |
| Leerungsrhythmus | 14-täglich alle 4 Wochen einmalig |
| Lieferzeit | Terminvereinbarung |
| Vertragslaufzeit | keine |
| Tonnenmiete | keine |
| Transportkosten | keine |
Größen der Datenschutztonnen
Unsere Sicherheitsbehälter sind in zwei verschiedenen Größen verfügbar:
- 240 Liter: Platz für etwa 30 Aktenordner
- 600 Liter: Platz für etwa 60 Aktenordner
Informationen zum Vertrag
Wenn Sie uns mit der Aktenvernichtung beauftragen, haben Sie zwei verschiedene Möglichkeiten: Sie können entweder eine einmalige oder eine wiederkehrende Abholung in Auftrag geben. Bei der regelmäßigen Abholung haben Sie zudem die Wahl zwischen einer 14-täglichen oder einer monatlichen Leerung der Tonne.
Es besteht keine Vertragsbindung, Sie können jederzeit kündigen. Die Preise beziehen sich jeweils auf eine Leerung inklusive Bereitstellung der Tonnen und Transport.
Bezahlung
Sie bekommen die Rechnung für unsere Services kurz nach der Ausführung des Auftrags zugestellt. Wenn Sie eine regelmäßige Leerung wünschen, erfolgt die Rechnungsstellung einmal monatlich.
Auf Wunsch ziehen wir den Rechnungsbetrag per Lastschriftverfahren von ihrem Konto ein.
Weitere Informationen
Bei weiteren Fragen rund um unseren Service zur Aktenvernichtung in Köln stehen wir Ihnen gern persönlich zur Verfügung! Sie erreichen uns (montags bis freitags 07:00 Uhr bis 17:00 Uhr) unter der Telefonnummer (0800) 000 88 91 oder per E-Mail: info@sero-aktenvernichtung.de.
Was gehört in die Aktenvernichtungstonne?
Sie können neben Ihren Papierdokumenten auch Aktenordner in der Tonne entsorgen. Diese müssen jedoch aus Pappe bestehen. Gleiches gilt für Dokumentenmappen. Mappen und Ordner aus Kunststoff können nicht in der Tonne entsorgt werden.
Bitte entfernen Sie außerdem Klarsichtfolien, bevor Sie Ihre Unterlagen im Behälter entsorgen. Es dürfen zudem keine Datenträger wie SD-Karten und USB-Sticks entsorgt werden.
Sichere Aktenvernichtung
Während des gesamten Prozesses sind Ihre Daten sicher. Die abschließbaren Behälter gewährleisten, dass keine unbefugten Einblicke möglich sind. Der gesamte Transport der Akten wird dokumentiert. In der Anlage zur Aktenvernichtung angekommen, entfernen wir zunächst die metallenen Bestandteile (z.B. Teile der Aktenordner).
Anschließend werden die Unterlagen in kleine Stücke geschreddert. Die Maße der entstehenden Partikel betragen maximal 1,8 x 1,8 cm. Für zusätzliche Sicherheit verwirbeln wir die Partikel zuweilen.
Im Anschluss pressen wir die Aktenschnipsel zu Ballen. Diese kommen bei Recycling zum Einsatz und werden bspw. zu Hygienepapieren verarbeitet. Der gesamte Prozess folgt den Bestimmungen der DIN 66399.
DIN-Norm zur Aktenvernichtung
Im Zuge der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist die DIN 66399 verbindlich geworden. Diese Norm legt fest, wie Akten- und Datenträgervernichtung zu gestalten ist. Dabei werden zunächst Grundbegriffe definiert und verschiedene Daten- und Datenträgertypen unterschieden. Darauf aufbauend werden Bestimmungen für die Vernichtung einzelner Datentypen getroffen. Des Weiteren legt die Norm Anforderungen an den Prozess und die Vernichtungsanlage fest. Ziel ist es, eine Aktenvernichtung zu etablieren, bei der der Datenschutz gewährleistet ist. Eine Einhaltung der Bestimmungen wird mit einem Zertifikat bescheinigt.
Schutzklassen
Zur besseren Klassifizierung von Daten legt werden drei Schutzklassen festgelegt. Diese orientieren sich an dem Inhalt der Unterlagen und dem möglichen Schaden bei einer unerwünschten Veröffentlichung.
- Schutzklasse 1: normaler Schutzbedarf – interne Daten, deren Veröffentlichung unangenehme Folgen haben kann
- Schutzklasse 2: hoher Schutzbedarf – vertrauliche Daten, deren Veröffentlichung für betroffene enorme Folgen haben kann
- Schutzklasse 3: sehr hoher Schutzbedarf – geheime Daten, deren Veröffentlichung Gefahr für Leib und Leben bedeutet
Sicherheitsstufen
Es werden sieben Sicherheitsstufen festgelegt. Dabei können nicht alle Sicherheitsstufen für jede Schutzklasse angewendet werden. Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner werden die Datenträger geschreddert. Es erhöht sich somit mit jeder Stufe die Sicherheit, dass die enthaltenen Daten tatsächlich zerstört werden und eine Rekonstruktion nicht mehr möglich ist.
Je höher die Sicherheitsstufe, desto aufwendiger ist die Vernichtung der Daten. Für die meisten Akten von Unternehmen und Privatleuten reicht die Sicherheitsstufe 3 für die Datenvernichtung völlig aus.
Typen von Datenträgern
Die DIN 66399 unterscheidet sechs verschiedene Datenträgertypen:
| Kürzel | Definition | Beispiele |
|---|---|---|
| P | Darstellung der Informationen in Originalgröße | Druckerzeugnisse |
| F | Verkleinerte Darstellung der Informationen | Mikrofilm, Filmbänder |
| O | Speicherung der Informationen auf optischen Datenträgern | CD, DVD, Blu-Ray |
| T | Speicherung auf magnetischen Datenträgern | Disketten, Magnetbänder |
| H | Speicherung auf magnetischen Festplatten | herkömmliche Festplatten |
| E | Speicherung auf elektronischen Datenträgern | Flash-Drives, SSD-Festplatten |
Die genauen Anforderungen der Sicherheitsstufen variieren leicht, je nachdem, welcher Datenträger behandelt wird. Für jede Kombination aus Datenträger und Sicherheitsstufe entsteht ein Kürzel. Für Papierakten der Sicherheitsstufe 3 z. B. P-3. Dabei werden die Akten in Schnipsel von nicht mehr als 320 mm² Flächeninhalt zerkleinert.
Fragen zur Aktenvernichtung
Welche Akten kann ich vernichten?
Es bestehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente. Je nach Art des Dokuments variieren diese Fristen. Als Daumenregel gilt: Unternehmen müssen ihre Akten zehn Jahre lang aufbewahren, Privatpersonen zwei Jahre lang.
Im Zweifel sollten Sie jedoch mit Ihrem Steuerberater reden, bevor Sie ein Dokument vernichten.
Wann kann ich die Aktenvernichtung vornehmen?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument ausgestellt bzw. empfangen wurde. Für die meisten Dokumente, die im Jahr 2008 erstellt wurden, ist die Aufbewahrungsfrist damit im Jahr 2019 abgelaufen. Diese Unterlagen können also der Aktenvernichtung zugeführt werden.
Kontakt bei weiteren Fragen für Aktenvernichtung in Köln
Für weitere Fragen rund um die Aktenvernichtung und unser Angebot in Köln stehen wir Ihnen gern zur Verfügung! Sie erreichen unsere Ansprechpartner auf folgenden Wegen:
- per Telefon: (0800) 000 88 91 (montags bis freitags 07:00 Uhr bis 17:00 Uhr)
- per E-Mail: info@sero-aktenvernichtung.de
