Ein effizientes Archivierungssystem ist das Herzstück jeder gut organisierten Ablage, sei es im Büro, im Home-Office oder für private Dokumente. Ein solches System hilft nicht nur dabei, Dokumente schnell und einfach zu finden, sondern spart auch Zeit, Platz und Nerven. Doch nach welchem System sollte man Dokumente archivieren? Hier sind einige Schritte und Überlegungen, die Ihnen helfen können, ein effektives Archivierungssystem zu entwickeln.

Entscheiden Sie sich für ein Format

Zunächst könnte es sinnvoll sein, sich im ersten Schritt für ein Format zu entscheiden. Während physische Dokumente in Ordnern, Aktenordnern oder Boxen aufbewahrt werden können, können digitale Dokumente auf Festplatten, Cloud-Speichern oder USB-Sticks gespeichert werden. Die digitale Archivierung hat gegenüber der analogen Methode den Vorteil, dass sie platzsparend ist und einfache Suchfunktionen bietet.

Manchmal ist auch die Ablage in beiden Formaten empfehlenswert, um die Vorteile beider Formate zu nutzen. Wenn Sie sich dafür entscheiden, sollte Ihnen jedoch klar sein, dass dies aber auch einen erhöhten Aufwand hinsichtlich der Synchronisierung zwischen analogem und digitalem Archiv bedeutet. Überlegen Sie sich, was am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.

Bestimmen Sie den Zweck Ihrer Dokumente

Bevor Sie mit der Archivierung beginnen, sollten Sie sich auch noch darüber klar werden, welchen Zweck Ihr Archivierungssystem erfüllen soll. Handelt es sich um geschäftliche Unterlagen, private Dokumente, Rechnungen, Verträge oder vielleicht um Fotos und Erinnerungen? Jede Dokumentenart erfordert möglicherweise einen anderen Ansatz.

Nehmen Sie eine Sortierung vor

Teilen Sie im nächsten Schritt Ihre Dokumente in grobe Kategorien ein. Hier gibt es viele Möglichkeiten, wie Sie Ihre Dokumente ordnen könnten:

Sortierung nach Inhalten: Beispielsweise wäre eine Sortierung nach Inhalten möglich. Diese könnten etwa "Finanzen", "Persönliche Dokumente", "Arbeit" oder "Hobby" lauten. Innerhalb dieser Kategorien können Sie dann weitere Unterkategorien bilden, wie "Steuern", "Rechnungen" oder "Verträge".

Sortierung nach Personen: Eventuell eignet sich für Sie die Sortierung nach Personen besser. Wählen Sie hier auch noch, ob Sie zuerst nach dem Vornamen oder dem Nachnamen sortieren - gebräuchlicher ist jedoch die Sortierung nach dem Nachnamen.

Sortierung nach Projekten: Finden Sie die Sortierung nach Projekten sinnvoller? Im Normalfall haben Projekte einen Projektnamen, der sich auch für die Sortierung eignet. So finden Sie schnell alle zum Projekt gehörenden Dokumente wieder.

Alphabetische und numerische Sortierung: Natürlich können Sie auch eine alphabetische Sortierung vornehmen, zum Beispiel nach dem Aktenzeichen. Falls Ihre Dokumente kein Aktenzeichen besitzen, nach dem Sie diese sortieren könnten, investieren Sie doch etwas Zeit und erstellen Sie für jedes Dokument ein Aktenzeichen sowie eine Auflistung aller Schriftstücke und das dazugehörige Aktenzeichen. Das könnte hilfreich sein, um das Aktenzeichen herauszusuchen, wenn Sie es einmal nicht im Kopf haben. Haben Ihre Dokumente eine numerische Kennung, könnte eine Sortierung nach dieser Aktennummer eine gute Wahl sein. Denken Sie darüber nach, ob eine aufsteigende oder absteigende Sortierung für Sie am besten passt.

Eine kombinierte Ordnung könnte ebenfalls sinnvoll sein: Sortieren Sie zunächst alphabetisch und innerhalb der alphabetischen Sortierung noch einmal nach der numerischen Kennung.

Sortierung nach Datum: Möchten Sie Ihre Dokumente nach einem Datum sortieren (z.B. dem Rechnungsdatum), gibt es noch eine Unterscheidung, die Sie kennen sollten: Beim Abheften von analogen Dokumenten wird zwischen der kaufmännischen und der Amts-/ Behördenheftung unterschieden.

Bei der kaufmännischen Heftung liegt das aktuelle Schriftstück im Hefter oben, die älteren Schriftstücke folgen dann chronologisch dahinter. Bei der Amtsheftung (auch Behördenheftung genannt) wird das älteste Schriftstück oben abgeheftet, die neuen Schriftstücke befinden sich dahinter.

Sollten Sie sich für die Sortierung nach Datum entscheiden, sind entsprechende Hefter zu empfehlen, deren Heftzungen auf die jeweilige Sortierungsart ausgerichtet sind. Es sind Hefter erhältlich, die sowohl die kaufmännische als auch die Amts-/Behördenheftung ermöglichen. Das ist praktisch, wenn Sie Ihr System irgendwann verändern und dann keine neuen Hefter anschaffen möchten.

Achten Sie auf eine einheitliche Benennung

Bezüglich der Ordner- und Dateienstruktur für Ihr digitales Archiv würden wir Ihnen raten, sich vorab Gedanken zu machen, wie Sie Ihre Dokumente leicht wiederfinden und Ihr Archiv von Beginn an dementsprechend aufzubauen. Es ist ratsam, eine einheitliche Benennung für Ihre Dokumente zu verwenden. Zum Beispiel: "YYYY-MM-DD_Beschreibung_Dokumentenart". Es gibt außerdem digitale Tools für die Dokumentenarchivierung, in denen eine Verschlagwortung für jedes Dokument möglich ist. Es ist sicherlich eine Überlegung wert, ob Sie eine solche Software einsetzen möchten, um das Auffinden von Dokumenten noch schneller und einfacher zu gestalten.

Halten Sie Ihr Archiv auf dem aktuellsten Stand

Mindestens einmal im Jahr sollten Sie Ihr Archiv durchgehen und nicht mehr benötigte Dokumente aussortieren. Beachten Sie dabei gesetzliche Aufbewahrungspflichten! Diese schreiben Ihnen vor, wie lang Sie ein Dokument vorlegen können müssen. Sie möchten mehr über die gesetzlichen Regeln erfahren? In unserem Beitrag „Aufbewahrungsfristen – Alles zu gesetzlichen Aufbewahrungsfristen“ finden Sie weitere Informationen zu diesem Thema.

Bewahren Sie die Akten an einem geeigneten Ort auf

Wo sollen Sie Ihre Akten aufbewahren? Das ist eine Frage, die unter anderem von den räumlichen Gegebenheiten, der Dokumentenart und den gesetzlichen Vorschriften abhängig ist. Soll es etwa ein Aktenregal oder Stecktafelsystem sein? In unserem Beitrag „Unterbringen von Akten: Wohin mit den ganzen Akten? Von klassisch bis kreativ“ geben wir Ihnen einige Impulse, welche Möglichkeiten Sie bei der Unterbringung von Akten haben

Schützen Sie Ihre Dokumente

Besonders wichtige oder sensible Dokumente sollten an einem sicheren Ort aufbewahrt werden, z. B. in einem feuerfesten Safe.

In Deutschland gibt es drei Schutzklassen und sieben Sicherheitsstufen, die für den Umgang mit Akten sowie Datenträgern wichtig sind. Diese sind insbesondere im Falle der Vernichtung, bspw. durch das jährliche Review aufgedeckt, eine gute Orientierung für das Schutzbedürfnis. Informieren Sie sich in unseren Beiträgen „Schutzklassen und Sicherheitsstufen nach DIN 66399“ und „Datenschutz für Privatpersonen - Welche Bestimmungen gelten in der digitalen Welt?“, was Sie beachten sollten.

Bei digitalen Dokumenten sollte auf eine sichere Verschlüsselung und regelmäßige Backups geachtet werden. Entscheiden Sie sich für Speichermedien und Anbieter, die Ihnen die Sicherheit bieten, die Sie benötigen.

Nutzen Sie Hilfsmittel

Neben den Software-Lösungen, die Ihnen beim Sortieren, Indizieren und Suchen von Dokumenten helfen können, gibt es auch für die analoge Archivierung viele Hilfsmittel, auf die Sie zurückgreifen können. Als Beispiele seien Register, Trennblätter oder Heftstreifen genannt, die besonders nützlich sein können, wenn Sie mit großen Dokumentenmengen arbeiten. Lassen Sie sich doch einmal in einem Schreibwaren-Geschäft inspirieren, hier werden Sie sicherlich fündig. 

Fazit für ein effektives Archivierungssystem

Ein effektives Archivierungssystem basiert auf einer gut durchdachten Struktur und regelmäßigen Wartung. Wichtig ist, dass Sie ein System wählen, das Ihnen den Alltag erleichtert und sicherstellt, dass Sie jedes Dokument schnell und einfach finden können. Scheuen Sie sich außerdem nicht, Ihr System anzupassen, wenn es notwendig wird. Schließlich ist das System nur dann gut, wenn Sie es auch für Ihre Zwecke verwenden können. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg dabei! 

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