Wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, kann man als Unternehmen durchaus vor einem Berg an Unterlagen stehen. Nicht immer sind die Akten belanglos, sondern enthalten vertrauliche Informationen. Wie die Aktenvernichtung zu einem Kinderspiel wird, erfahren Sie hier.

Die Herausforderung

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind verstrichen, nun ist Zeit, die Aktenschränke zu leeren und Platz zu schaffen. Gerade in größeren Betrieben handelt es sich jedoch oft um große Mengen an Dokumenten, die zu entsorgen sind. Wegen der potenziell vertraulichen Informationen muss bei der Aktenvernichtung auf Datenschutzregelungen geachtet werden.

Unser Service

Wir bieten Ihnen eine Rundumversorgung für die sichere Aktenvernichtung. Wenn Sie unsere Leistungen in Anspruch nehmen, liefern wir Ihnen einen abschließbaren Container, der Platz für Ihre zu entsorgenden Dokumente bietet. Nachdem Sie ihn befüllt haben, übernehmen unsere Mitarbeiter die Aktenvernichtung nach Datenschutz-Standards der DIN 66399. Dabei werden die Akten in kleinste Schnipsel zerkleinert. Diese sind nicht rekonstruierbar. Sie erhalten einen Nachweis über die korrekte Aktenvernichtung.

Unser Service steht Ihnen sowohl für Dokumente aus Papier als auch für elektronische Datenträger zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns und erhalten Sie ein Angebot, das auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist oder buchen Sie die Aktenvernichtung bequem online!

Aktenvernichtung nach DIN 66399

Mit der Einführung der Datenschutz-Grundverordnung wurde die DIN 66399 gültig. In der Norm werden verschiedene Schutzklassen von Dokumenten definiert. Diese hängen von der Art der Daten ab. Dazu kommen Sicherheitsstufen, die den Aufwand zur Reproduktion beschreiben. Die Klassifizierung bietet Standards, um Informationen und Akten sicher zu vernichten.

Nach der Norm existieren drei Schutzklassen und sieben Sicherheitsstufen. Diese Einteilung ermöglicht die Klassifizierung der Daten. Folgende Schutzklassen werden unterschieden:

• Schutzklasse 1 – normaler Schutz: Es handelt sich um interne Daten, die mitunter personenbezogen sind und daher geschützt werden müssen.
• Schutzklasse 2 – hoher Schutz: Vertrauliche Daten, deren Offenlegung Betroffene erheblich beeinträchtigen kann.
• Schutzklasse 3 – sehr hoher Schutz: Hier muss der Schutz unbedingt gewährleistet sein, da andernfalls Gefahr für Leib und Leben herrscht.

Die Sicherheitsstufen ordnen sich den Schutzklassen zu:

• Sicherheitsstufe 1 bis 3 = Schutzklasse 1
• Sicherheitsstufe 3 bis 5 = Schutzklasse 2
• Sicherheitsstufe 5 bis 7 = Schutzklasse 3

Hinweis: Für die meisten Daten, die in Unternehmen und bei Privatpersonen anfallen, ist eine Vernichtung mit Sicherheitsstufe 3 ausreichend.

Arten der Datenträger

Um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten, unterscheidet man die Datenträger zusätzlich. Dabei spielt die Art der Speicherung eine Rolle. Folgende Speicher werden unterschieden:

• P: Speicherung in Originalgröße, z. B. Papier, Folien, Fotos.
• F: Daten werden in verkleinerter Form gespeichert, z.B. auf Mikrofilm.
• O: Optische Datenträger, z. B. CD und DVD.
• T: Magnetische Datenträger, z. B. Magnetband, Disketten, Kassetten.
• H: Magnetische Datenträger mit hoher Informationsdichte, typischerweise klassische Festplatten.
• E: Elektronische Datenträger, etwa SD-Karten, SSD-Festplatten, USB-Sticks.

Hinweis: Für Papierakten sind ausschließlich die Bestimmungen der Klasse P relevant.

Je nach Sicherheitsstufe legt die DIN 66399 Höchstwerte für die Zerkleinerung der Informationsträger fest. Die Skala reicht von recht großen Partikeln bis hin zu feinster Zerteilung, die technisch nicht rekonstruierbar ist.

Durch den größeren Aufwand bei der Datenvernichtung, der mit steigenden Sicherheitsstufen einhergeht, wachsen die Kosten für die Datenträgervernichtung nach BDSG entsprechend.

Beispiele für Anforderungen an die Zerkleinerung

Für ein Dokument der Klasse P, das die Größe eines DIN-A4-Blattes hat, sind folgende Zerkleinerungen erforderlich:

• Sicherheitsstufe 3: Ein Blatt DIN A4 muss in maximal 320 mm² große Partikel zerteilt werden. Alternativ Streifen, die maximal 2 mm breit sind. Zudem gilt eine Toleranz: 10 % der Partikel dürfen diese Maße bis zur niedrigeren Sicherheitsstufe (Partikelgröße 800 mm²) überschreiten.
• Sicherheitsstufe 4: 420 Teile, die max. 160 mm² groß sind. Streifen sind nicht zulässig. Zudem gilt die Toleranz nicht mehr.

Unser Unternehmen

Mit uns haben Sie einen erfahrenen Partner an Ihrer Seite. Wir verfügen über die Zertifikate als Entsorgungsfachbetrieb sowie unser Qualitätsmanagement in allen unseren Abläufen von der Entsorgung über das Abfallmanagement bis hin zur Beratung. Zusammen mit unseren Partnern vor Ort sind wir der richtige Ansprechpartner für Ihre Aktenvernichtung. Lesen Sie hier mehr über uns.