Aktenvernichtung Privathaushalt

Mit der Zeit sammeln sich in jedem Haushalt immer mehr Papiere an, deren Aufbewahrung nicht mehr erforderlich ist, deren Vernichtung jedoch mit einem Sicherheitsrisiko verbunden ist. Hierbei muss es sich nicht unbedingt nur um Kontoauszüge, Rechnungen oder andere geschäftliche Unterlagen handeln, auch private Korrespondenz oder Fotos auf allen möglichen Speichermedien können in diesem Zusammenhang genannt werden.

Möglichkeiten zur Aktenvernichtung

Das Kleinreißen ganzer Ordnerinhalte oder der Einsatz eines im Handel erhältlichen Aktenvernichters ist eintönig und zeitaufwendig. Auch der Einsatz von einfachen Aktenvernichtern garantiert keine vollständige Sicherheit, da die geschnipselten Bestandteile aus dem Abfall gefischt und wieder zusammengesetzt werden können. Daher sollten Sie abwägen, ob nicht eine professionelle Aktenvernichtung eine Alternative für Sie wäre.

Ablauf der professionellen Aktenvernichtung

Wenn Sie einen Auftrag zur Aktenvernichtung erteilen, wird Ihnen vor Ort ein abschließbarer Metallbehälter bereitgestellt und nach Ablauf einer mit Ihnen vereinbarten Zeit wieder abgeholt.

In diesem Fall erhalten Sie ein Protokoll über den Empfang und die Art und Menge der zu vernichtenden Akten. Die Vernichtung erfolgt anschließend in einer dafür zertifizierten Anlage. Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist damit während des gesamten Prozesses gewährleistet.

Die Beauftragung einer professionellen Firma ist für Sie besonders komfortabel, denn es ist nicht nötig, Unterlagen vor der Abgabe aus den Aktenordnern zu entfernen. Die Ordner werden genauso wie Büroklammern oder Folien mit den Unterlagen zusammen zerkleinert.

Bei Datenträgern aus anderen Materialien als Papier, wie CDs, DVDs, USB-Sticks und Festplatten ist es erforderlich, diese gesondert zu sammeln und zu vernichten. Dies ist dadurch bedingt, dass die Anforderungen an Maschinen je nach Materialart unterschiedlich sind, da diese je nach Speicherdichte des Datenträgers eine unterschiedliche Teilchengröße erzeugen müssen.

Nach der Datenträgervernichtung erhalten Sie ein Vernichtungsprotokoll, in dem Datum, Ort, Uhrzeit und Menge der vernichteten Datenträger erfasst werden. Um eine umweltgerechte Entsorgung des Vernichtungsguts brauchen Sie sich ebenfalls keine Sorgen zu machen, da dies durch die Firma gewährleistet ist.

Beachtung der Vorgaben nach DIN 66399

Bei der DIN 66399 handelt es sich um eine Norm, die einen Standard bei der Vernichtung von Datenträgern festlegt. Nach den Vorgaben der DIN 66399 ist vor der Vernichtung die Schutzklasse der betreffenden Dokumente zu ermitteln, wobei wir Ihnen selbstverständlich beratend zur Seite stehen. Je nachdem, ob es sich um interne, vertrauliche oder besonders vertrauliche und geheime Daten handelt, ist ein entsprechender Schutzbedarf festzustellen. Der nächste Schritt ist die Zuordnung der Datenträger anhand des verwendeten Materials zu einer von sechs Gruppen. Zum Schluss werden Ihre Unterlagen anhand des Inhaltes einer von sieben Sicherheitsstufen zugeordnet.

Nach der ermittelten Schutzklasse und Sicherheitsstufe richten sich die Anforderungen an den Prozess der Datenvernichtung und die zu verwendenden Geräte.

Die ermittelte Sicherheitsstufe wird für Sie im Vernichtungsprotokoll abschließend dokumentiert.

Empfehlung zur Aufbewahrung von Dokumenten

Damit Sie entscheiden können, welche Unterlagen Sie nicht mehr benötigen, ist es wichtig, dass Sie die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen berücksichtigen.

Bitte beachten Sie, dass die Dauer der Aufbewahrungsfrist jeweils am Jahresende beginnt. Eine Rechnung vom 01.07.2019 beispielsweise kann daher – unter Berücksichtigung einer Frist von zwei Jahren – am 01.01.2022 vernichtet werden.

Rechnungen, Kaufverträge, Quittungen und Kassenbons sollten Sie mindestens 2 Jahre aufbewahren, sofern keine längeren Garantiefristen zu beachten sind. Kontoauszüge und Quittungen für Barzahlungen sollten Sie aufgrund der generellen Verjährungsfrist für Alltagsgeschäfte drei Jahre aufbewahren. Bitte denken Sie im Zusammenhang mit Ihrer Hausratversicherung daran, Kaufbelege für versicherten Hausrat für die gesamte Laufzeit des Vertrages zur Verfügung zu halten.

Gewährleistungsfrist beachten

Ansprüche von Handwerkern und Kaufleuten verjähren nach zwei Jahren – nach Bauarbeiten empfiehlt es sich jedoch, die Unterlagen aufgrund der gesetzlichen Gewährleistungspflicht für Handwerkerleistungen mindestens fünf Jahre aufbewahren. Ansprüche auf Unterhaltsbeiträge, Renten und Sozialleistungen verjähren nach vier Jahren. Rentenunterlagen und –bescheide, ärztliche Unterlagen, Zeugnisse, standesamtliche Urkunden und Urkunden über Immobilienbesitz sollten Sie allerdings dauerhaft aufbewahren; Versicherungsverträge und Verträge, die Sparpläne und finanzielle Vorsorge betreffen, zumindest für die Dauer der Laufzeit.

Andere Unterlagen

Steuerunterlagen können Sie als Angestellter nach erteiltem Steuerbescheid entsorgen, sofern die Unterlagen nicht aufgrund einer anderen Frist aufzubewahren sind. Sollten Sie selbstständig sein, gilt für steuerlich relevante Unterlagen abweichend eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Mögliche Ansprüche des Vermieters nach Wohnungsübergabe verfallen nach sechs Monaten. Da jedoch Ansprüche aus dem Mietverhältnis erst nach drei Jahren verjähren, ist es ratsam, alle damit zusammenhängenden Unterlagen mindestens solange aufbewahren.

Gerichtsurteile, Mahnbescheide und Kreditverträge können Sie erst nach 30 Jahren vernichten.

Bitte haben Sie Verständnis, dass diese Aufzählung nicht vollständig ist. Ferner können sich Aufbewahrungsfristen im Einzelfall verlängern. Ein Beispiel dafür sind Rechnungen für Artikel oder Leistungen, für die ein Händler eine verlängerte Garantie gewährt. Eine längere Aufbewahrung kann ebenfalls geboten sein, wenn Sie eine Steuererklärung erst verspätet abgeben und eigentlich verjährte Rechnungen als Belege einreichen müssen, oder wenn ein Steuerbescheid durch die Finanzbehörde als „vorläufig“ erklärt wurde.

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