Aufbewahrungsfrist Arbeitszeitnachweise

Im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses treffen jeden Arbeitgeber viele Verpflichtungen. Eine davon ist die Verpflichtung, die einzelnen Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter aufzuzeichnen und diese über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick, welche Aufbewahrungspflichten für Arbeitszeitnachweise gelten.

Aufbewahrungsfristen für Gehalts- und Lohnunterlagen

Die Verpflichtung zur Führung von Arbeitszeitnachweisen und die Aufbewahrungspflicht dieser Unterlagen ergibt sich aus verschiedenen Vorschriften.

Zunächst einmal unmittelbar aus der Vorschrift des § 19 Abs. 1 des Arbeitnehmerentsendegesetzes (AEntG ). Hiernach ist der Arbeitgeber verpflichtet, den Beginn, das Ende als auch die Dauer der täglichen Arbeitszeit seiner Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Die Erfassung der Arbeitszeit hat hierbei spätestens nach 7 Tagen zu erfolgen. Neben dieser Auszeichnungspflicht regelt die vorbezeichnete Vorschrift zudem die konkrete Aufbewahrungsfrist dieser Unterlagen. Diese beträgt grundsätzlich 2 Jahre.

Diese Frist von 2 Jahren beginnt mit dem für die Aufzeichnung der Arbeitszeiten maßgeblichen Zeitpunkt. Das AEntG regelt hierbei ausdrücklich, welche Arbeitgeber diese Verpflichtung trifft.

Hiermit korrespondiert die Regelung des § 16 des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG). Jeder Arbeitgeber ist hiernach u. a. verpflichtet, die die übliche vertragliche Arbeitszeit übersteigende Arbeitszeit seiner Arbeitnehmer aufzuzeichnen und die entsprechenden Nachweise über einen Zeitraum von mindestens 2 Jahren aufzubewahren.

Die Pflicht zur Erfassung von Arbeitszeiten ergibt sich zudem aus dem Mindestlohngesetz (MiLoG) in Verbindung mit der Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung. Hiernach sind neben der Dauer der täglichen Arbeitszeit deren Beginn und Ende zu erfassen. Im Rahmen der Leiharbeit ergibt sich die entsprechende Aufzeichnungspflicht aus § 17c Abs. 1 in Verbindung mit § 3a des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes (AÜG).

Die Archivierung der Arbeitszeitnachweise

Ein Arbeitszeitnachweis ist im Prinzip ein Überstundenverzeichnis, welches die Mehrarbeit als auch die Überstunden der einzelnen betroffenen Arbeitnehmer im Detail erfasst. In welcher Form die gesetzlich geregelte Arbeitszeiterfassung erfolgt, obliegt grundsätzlich der freien Entscheidung des Arbeitgebers. Üblich sind neben der Erfassung der Arbeitszeiten durch Stundenzettel auch die digitale Erfassung.

Die entsprechenden Dokumente zum Arbeitszeitnachweis können so von jedem Arbeitgeber nach freiem Ermessen erstellt werden. Immer öfter wird aus Gründen der Praktikabilität auf die sog. elektronische Arbeitszeiterfassung zurückgegriffen. Entscheidend ist, dass im Rahmen einer eventuellen Kontrolle des Betriebes die Unterlagen griffbereit bzw. abrufbar sind. In der Praxis ist es so, dass die wöchentliche Arbeitszeit regelmäßig im Arbeitsvertrag selbst vorgegeben ist.

Soweit der Beginn und das Ende der täglichen Arbeitszeit vertraglich geregelt sind, ist dies für einen Arbeitszeitnachweis regelmäßig ausreichend. Entsprechend der Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung betrifft dies alle Arbeitnehmer, die über ein sog. verstetigtes regelmäßiges Bruttoeinkommen in Höhe von monatlich 2.958 Euro verfügen. Zudem gilt es für die Arbeitnehmer, deren monatlicher Bruttolohn über einen Zeitraum von einem Jahr den Betrag von 2.000 Euro überschritten hat. Die über die vertragliche Arbeitszeit hinausgehende Mehrarbeit bzw. Überstunden müssen aber im Einzelnen dokumentiert werden.

Dies gilt gleichfalls für die kompletten Arbeitszeiten für die Arbeitnehmer, die lediglich auf einer Minijobasis  bzw. die lediglich kurzfristig als Aushilfe beschäftigt sind. Die vertragliche Festlegung der Arbeitszeiten genügt den Aufzeichnungspflichten in diesen Fällen nicht. Insgesamt hat jeder Arbeitgeber daher grundsätzlich die Arbeitsverträge seiner Arbeitnehmer und die Arbeitszeitnachweise bereitzuhalten. Daneben die kompletten Lohnabrechnungen sowie die Nachweise über Lohnzahlungen. Letztere Dokumente dienen der Buchungsgrundlage. Für diese gilt sogar eine grundsätzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Führen von Arbeitszeitnachweisen durch Arbeitnehmer

Selbstverständlich können auch Arbeitnehmer Aufzeichnungen über die geleisteten Stunden führen. Diese Verpflichtung betrifft zwar die Arbeitgeber. In vielen Betrieben ist es üblich, dass Arbeitszeitnachweise meistens in Form von Stundenzetteln durch die einzelnen Arbeitnehmer geführt werden. Dies ist rechtlich nicht zu beanstanden. Wichtig ist nur, dass bei einer Kontrolle diese Stundenzettel sofort verfügbar und den einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen sind. So sollten die Stundenzettel u. a. den Namen und die Personalnummer sowie das Geburtsdatum des einzelnen Arbeitnehmers enthalten.

Ausnahmetatbestände

Auf der anderen Seite lässt der Gesetzgeber Ausnahmen vor, in denen Arbeitszeitnachweise nicht geführt werden müssen. Arbeitgeber, die in ihren Betrieben Ehegatten oder etwa eingetragene Lebenspartner sowie Kinder oder die eigenen Eltern beschäftigen, sind nicht verpflichtet, deren Arbeitszeit in den Personalakten zu erfassen. Dies gilt im Übrigen grundsätzlich unabhängig davon, welche Rechtsform das Unternehmen hat. Handelt es sich bei dem Arbeitgeber um eine GmbH, so ist regelmäßig das entsprechende verwandtschaftliche Verhältnis des Arbeitnehmers zu dem vertretungsberechtigten Organ der Gesellschaft entscheidend.

Arbeitszeitnachweise und deren rechtmäßige Vernichtung

Vor Ablauf der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen dürfen diese Unterlagen nicht vernichtet werden. Sie dürfen also frühestens nach 2 Jahren vernichtet werden. Noch sicherer ist es, die Aufbewahrung sogar über einen Zeitraum von 4 Jahren sicherzustellen. Neben dem Zoll besitzen nämlich auch die Betriebsprüfer der gesetzlichen Rentenversicherung den Anspruch auf Einsicht in diese Unterlagen (gem. § 28p SGB IV). Idealerweise vernichten Sie die Dokumente aus dem Jahr 2019 dann frühestens 1. Januar 2024.

Zu beachten ist, dass der Prüfungszeitraum hier regelmäßig 4 Jahre beträgt. Arbeitgeber, die nach Ablauf dieser Fristen die Arbeitszeitnachweise einschließlich der dazugehörigen Stundenzettel vernichten wollen, haben die seit Mai 2018 existierende Datenschutzgrundverordnung zu beachten.

Arbeitszeitnachweise stellen sensible Daten dar, die nicht in unbefugte Hände gelangen dürfen. Diese müssen also entsprechend den geltenden DIN-Normen komplett und sicher vernichtet werden. Die Datenvernichtung ist hierbei zu dokumentieren. Verstößt ein Arbeitgeber gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen, drohen empfindliche Geldbußen sowie eventuell Schadensersatzforderungen.

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