Aufbewahrungsfristen Steuerbescheide

Jedes Jahr wird die Erstellung der Steuererklärung fällig. In diesem Zuge erhält der Steuerpflichtige einen Steuerbescheid, in dem die wesentlichen steuerlichen Merkmale und die Grundlagen der Besteuerung festgesetzt sind. Im Laufe der Jahre sammeln sich so unzählige Steuerbescheide an.

Privatpersonen fragen sich angesichts der Papierflut zurecht, wann die Dokumente entsorgt werden können, beziehungsweise welche Aufbewahrungsfrist für Steuerbescheide gelten. Wir fassen hier die wichtigsten Informationen zu Steuerbescheiden und zu Ihrer Aufbewahrungsfrist zusammen.

Der Steuerbescheid und sein Nutzen

Der Steuerbescheid dokumentiert die steuerlichen Folgen des Ermittlungsverfahrens zur Steuerfestsetzung eines Steuerpflichtigen. Ein Steuerpflichtiger muss dabei in Privatperson oder Gewerbetreibender unterschieden werden. Steuerbescheide sind gemäß Abgabenordnung immer schriftlich zu erteilen. Sie müssen den Steuerschuldner und die erlassende Behörde benennen, den genauen Steuerzeitraum angeben und eine Rechtsbehelfsbelehrung enthalten.

Dem Steuerbescheid einer Privatperson ist die detaillierte Berechnung der Steuer anhand der gemeldeten Einkünfte zu entnehmen. Zudem muss die daraus festgesetzte Steuer nach Steuerart und -höhe, sowie der Ausweis einer Steuererstattung oder einer Steuerrückzahlung auf Seite eins klar ersichtlich sein. Eine Festsetzung künftiger Vorauszahlungen ist dem Steuerbescheid ebenfalls zu entnehmen.

Der Steuerbescheid erweist sich von daher insofern als nützlich, da eine Privatperson diesem Bescheid relativ einfach die Höhe der Steuerfestsetzung, eine daraus resultierende Erstattung oder Nachzahlung, sowie die detaillierte Berechnung mit Begründung für etwaige Abweichungen entnehmen kann. Zudem kann eine Privatperson bei Fehlern oder Abweichungen einen Antrag auf Änderung oder einen Einspruch zu einer erneuten Überprüfung und Festsetzung der Steuer beantragen.

Gemäß Abgabenordnung ist ein erlassener Steuerbescheid zunächst vorläufig. Deshalb macht es Sinn, den Steuerbescheid und die damit geltend gemachten Belege bis zur endgültigen Wirksamkeit aufzubewahren. Es stellt sich nun die Frage, wann ein Steuerbescheid rechtskräftig wirksam wird und welche Aufbewahrungsfrist generell für Steuerbescheide gelten.

Die Aufbewahrungsfrist eines Steuerbescheids

Der Gesetzgeber sieht keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht für Steuerbescheide von Privatpersonen vor. Theoretisch kann ein Steuerbescheid also jederzeit entsorgt werden. Praktisch sprechen mehrere Gründe für das Aufbewahren des Steuerbescheids. Seit Einführung der beleglosen Übermittlung einer Steuererklärung sollten die Belege für geltend gemachte Ausgaben bis zur endgültigen Wirksamkeit des Bescheids aufbewahrt werden, um für Rückfragen jederzeit den Nachweis gegenüber dem Finanzamt zu erbringen. Kontoauszüge können sogar für einen Zeitraum von mindestens vier Jahren vom Finanzamt zum Nachweis von außergewöhnlichen Belastungen, Sonderausgaben, Werbungskosten, geleistete Mieten oder Unterhaltszahlungen angefordert werden.

Zudem können Privatpersonen auch in bestimmten Lebenslagen zum Einkommensnachweis über einen Steuerbescheid aufgefordert werden. Dies kann bei der Beantragung von Krediten, BAföG, Eltern- oder Pflegegeld der Fall sein. Deshalb ist es empfehlenswert, Steuerbescheide für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren, längstens jedoch bis zur angegebenen Anfechtungsfrist in der Rechtsbelehrung.

Aufbewahrung von Steuerunterlagen für Unternehmen

Die Frist zur Aufbewahrung von Steuerbescheiden für Unternehmen unterscheidet sich wesentlich von Privatpersonen. Der Gesetzgeber hat für Gewerbetreibende, Freiberufler und Selbstständige die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen auf zwischen sechs und zehn Jahre festgesetzt. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des jeweiligen Geschäftsjahres. Grundsätzlich unterliegen alle buchhalterischen Unterlagen dieser Frist. Dazu zählen insbesondere Kontoauszüge, Rechnungen an Kunden und von Lieferanten oder sonstigen Dienstleistern, sowie die Jahresabschlüsse, Bilanzen, Gewinn-und-Verlust-Rechnungen. Auch Verträge, Geschäftsbücher, Zollunterlagen oder Inventarlisten gilt es in diesem Zusammenhang gut aufzubewahren.

Aufbewahrung weiterer Unterlagen

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen indes jedoch für Rechnungen über Handwerkerleistungen, die im Zusammenhang mit der Steuererklärung geltend gemacht werden. Dazu zählen insbesondere Belege für Bau- oder Planungsleistungen, Renovierungsarbeiten oder Handwerkertätigkeiten. Privatpersonen sind verpflichtet, diese zwei Jahre aufzuheben. Enthalten diese Rechnungen eine Gewährleistungspflicht, erweitert sich die Aufbewahrungsfrist sogar auf fünf Jahre. Die Aufbewahrung von Kostenbelegen kann auch bei Gewährleistungsansprüchen oder Garantieansprüchen notwendig werden und erleichtert durch die Möglichkeit der Erbringung eines Nachweises unter Umständen eine reibungslose Abwicklung.

Dokumente, die sich auf die Festsetzung Ihrer Rente beziehen, sollten Sie so lang aufbewahren, bis die Ansprüche geklärt sind. Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, bewahren Sie diese Unterlagen so lange auf, bis der erste Euro der Rente gezahlt wurde.

Unterlagen, die sich auf Ihre Versicherungen beziehen, sollten Sie so lang aufbewahren, wie der Versicherungsschutz greift.